Flujo de efectivo en pequeñas empresas

Written by: Nick Charveron Nick

Entender la situación financiera de su empresa es una tarea esencial para cualquier propietario de una pequeña empresa. Esto incluye vigilar el estado de su flujo de efectivo, que es la forma en que el dinero entra y sale de su negocio. Siempre hay que tener un flujo de efectivo positivo en pequeñas empresas, lo que significa que el flujo de efectivo entrante (ingresos) es mayor que el flujo de efectivo saliente (gastos).

Mantener un flujo de efectivo positivo es fundamental para el éxito a largo plazo de su empresa, al igual que conseguir inversionistas, hacer pronósticos precisos y establecer puntos de referencia, y ser capaz de sostener el crecimiento. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas citan la gestión del flujo de efectivo como uno de sus mayores retos. Esto se debe a una serie de factores, que van desde no estar familiarizados con la contabilidad y el manejo de libros hasta simplemente no tener tiempo para dedicarse a la tarea.

Para saber más sobre la importancia de un flujo de efectivo constante y cómo gestionarlo eficazmente, lea nuestra guía completa sobre el flujo de efectivo de las pequeñas empresas. También puede utilizar estos atajos para obtener ayuda con aspectos específicos:

• • ¿Qué es el flujo de efectivo?
  • ¿Por qué es importante el flujo de efectivo positivo?
  • Factores que afectan el flujo de efectivo de su empresa
  • Cómo analizar el flujo de efectivo de su pequeña empresa
  • Cómo abordar los problemas de flujo de efectivo de las pequeñas empresas
  • Cómo mantener un flujo de efectivo saludable
  • ¿Es hora ya de contratar servicios profesionales de manejo de libros?

¿Qué es el flujo de efectivo?

El flujo de efectivo es la forma en que el dinero se mueve a través de su negocio mediante la entrada o salida de efectivo. Antes de entrar en las complejidades del flujo de efectivo de una pequeña empresa, vamos a definir rápidamente lo que queremos decir con “efectivo”, para que usted tenga una comprensión clara de los activos que se incluyen:

El efectivo es todo el efectivo disponible que tiene su empresa, así como los equivalentes de efectivo, o los activos que se pueden convertir rápidamente en efectivo. El efectivo se denomina de entrada o de salida.

1. Entrada de efectivo, o su efectivo entrante, es el dinero que entra en su negocio. Esto incluye los pagos recibidos de sus clientes por bienes o servicios, la financiación, incluidos los préstamos o créditos, o los pagos de las inversiones.
2. Salida de efectivo, o su efectivo saliente, abarca todo el dinero que sale de su empresa, incluidos los pagos, las compras y las inversiones.

El flujo de efectivo de su pequeña empresa puede ser positivo o negativo. ¿Qué significa eso exactamente?

1. Flujo de efectivo positivo significa que tiene más que suficiente efectivo para cubrir los gastos de su negocio. Usted quiere que su empresa tenga un flujo de efectivo positivo.
2. Flujo de efectivo negativo significa que no tiene suficiente efectivo en mano para cubrir sus facturas. Esta es una posición muy peligrosa para su negocio.

El estatus del flujo de efectivo puede determinarse de la siguiente manera:

Flujo de efectivo = Efectivo disponible al inicio del periodo – Efectivo disponible al final del periodo

Por lo tanto, un manejo de libros preciso y, a su vez, la presentación de informes financieros exactos, desempeñan un papel fundamental a la hora de conocer el flujo de efectivo.

¿Por qué es importante el flujo de efectivo positivo?

La gestión del flujo de efectivo de una pequeña empresa puede ser complicada, especialmente para los que acaban de empezar. Sin embargo, uno de los principales objetivos de su empresa debe ser generar un flujo de efectivo positivo, porque es más o menos el combustible que permite que su empresa siga funcionando.

Tener un flujo de efectivo positivo significa que su empresa estará mejor preparada para épocas de dificultades económicas, como una nueva recesión. La gestión del flujo de efectivo de las pequeñas empresas es fundamental para el éxito de cualquier entidad porque le permite:

• • Tomar decisiones financieras informadas.
  • Mejorar su modelo de negocio.
  • Liquidar las deudas.
  • Reinvertir en su negocio.
  • Establecer puntos de precio lucrativos.
  • Aumentar la escala de crecimiento que puede sostener.
  • Devolver el dinero a los accionistas.
  • Planificar la venta o la sucesión de su empresa.

Además, un flujo de efectivo saludable es importante para los inversionistas. Es uno de los factores que tendrán en cuenta para determinar si su empresa es una inversión sólida. Ser capaz de conseguir inversores será fundamental para el crecimiento de su negocio, por lo que debe asegurarse de que sus finanzas estén en orden.

Si no confía en su capacidad para llevar la cuenta de sus salidas y entradas de dinero, no hay problema. FinancePal se especializa en el manejo de libros contables de pequeñas empresas para que usted no tenga que hacerlo. Incluso le proporcionaremos estados financieros para que los revise y sepa en todo momento en qué situación se encuentra su negocio.

Factores que afectan el flujo de efectivo de su empresa

Experimentar problemas de flujo de efectivo en cualquier momento del funcionamiento de su empresa puede ser más perjudicial para su salud financiera general que ver pérdidas mes tras mes. De hecho, según un estudio del U.S. Bank, la mala gestión del flujo de efectivo provoca el fracaso del 82% de las pequeñas empresas.

Entonces, ¿qué factores afectan al flujo de efectivo de su empresa? Hay muchos, pero algunos de los más importantes son:

• • Inventario – Aunque el inventario es necesario para las empresas centradas en el producto, puede convertirse en un problema si se ha invertido en demasiado inventario que no se vende con la suficiente rapidez.
  • Ventas – Las ventas son un factor importante para el crecimiento de su negocio, pero cuando se trata del flujo de efectivo, no es un indicador directo de su éxito. Además, las ventas se ven fácilmente afectadas por la economía, lo que puede hacerlas poco confiables, presentando un riesgo para los negocios con altos gastos.
  • Cuentas por cobrar – Se trata del efectivo entrante que tiene de las compras. Si tiene demasiadas facturas abiertas, lo que significa que está esperando a que el dinero llegue a su cuenta, podría tener problemas.
  • Cuentas por pagar – Se trata de la salida de efectivo de la que es responsable su empresa. Las cuentas por pagar pueden incluir los costos laborales, los préstamos y otros gastos operativos.

Muchas pequeñas empresas tienen problemas de flujo de efectivo cuando estos factores se acumulan porque intentan crecer demasiado rápido. Sin una planificación financiera adecuada, estos aspectos de su negocio pueden escapársele de las manos.

Problemas comunes de flujo de efectivo en las empresas

Estos son algunos de los problemas de flujo de efectivo más comunes en las pequeñas empresas:

1. Gastar de más: Es comprensible que cualquier propietario de un nuevo negocio esté emocionado por poner su empresa en marcha lo antes posible y hacerla lo mejor que puede ser. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas se exceden en la compra de bienes y servicios que no necesitan o no pueden costear todavía.
2. Hacer pronósitcos demasiado optimistas: Para mitigar el riesgo de quedarse corto, conviene adoptar un enfoque conservador en las previsiones. Una previsión optimista puede llevar a un gasto excesivo o a una mala preparación, lo que puede dejar a su empresa expuesta a graves problemas.
3. Mal manejo de libros: Ya sea por falta de tiempo y recursos, o simplemente por no entender los conceptos básicos de la contabilidad, muchos propietarios de empresas tienen dificultades para gestionar sus libros. Sin embargo, es fundamental para mantener las finanzas de su empresa al día y de forma precisa.

Mientras que los flujos de efectivo son únicos para cada negocio, es importante entender los fundamentos y cómo analizar el flujo de efectivo de su pequeña empresa para mejorar la gestión del flujo de efectivo de su negocio.

Ganancias vs. Flujo de efectivo

El hecho de que sea rentable no significa que su negocio no corra el riesgo de tener problemas de flujo de efectivo. Incluso si está viendo beneficios mes a mes en sus ventas, tiene que esperar hasta que tenga realmente esos ingresos en efectivo para que se reflejen como flujo de efectivo real.

Esto nos lleva de nuevo al concepto de cuentas por cobrar. Si la mayor parte de sus beneficios se atribuyen a facturas aún no pagadas, no puede contar con ello para su flujo de efectivo.

Estacionalidad

Dependiendo del tipo de negocio que tenga, e incluso de su ubicación, su flujo de efectivo puede estar sujeto a la estacionalidad. Debe tener en cuenta la estacionalidad cuando intente optimizar su flujo de efectivo si:

• • Su producto o servicio principal gira en torno a una festividad o temporada concreta.
  • Su localidad tiene una temporada turística.
  • Su negocio está al aire libre o depende en gran medida del clima.

Tendrá que tener en cuenta estos factores a la hora de gestionar la contratación, los gastos, los horarios de funcionamiento, etc. Algunos negocios estacionales consideran beneficioso operar sólo en ciertas épocas del año o encontrar oportunidades para ampliar su oferta de modo que se vean menos afectados por la estacionalidad.

Cómo analizar el flujo de efectivo de su pequeña empresa

Para conocer el flujo de efectivo de su empresa, debe analizar los factores que lo afectan. Al revisar cada uno de estos factores, podrá determinar las áreas que están afectando negativamente a su negocio y centrar su energía en mejorar la gestión del flujo de efectivo afrontando esos problemas.

Una forma rápida de identificar un problema de flujo de efectivo es comparar los próximos gastos que tiene con el total de ventas que se cerrarán y serán pagadas por los clientes. Un problema de flujo de efectivo será obvio si debe más de lo que va a ingresar. Para un análisis más profundo, usted necesitará un estado de flujo de efectivo que muestre todas las transacciones de su negocio.

Con un esquema detallado de sus gastos e ingresos, podrá mejorar la gestión del flujo de efectivo de su pequeña empresa identificando qué períodos pueden ser un tramo y prepararse con anticipación. Deberá reservar dinero en efectivo para los periodos lentos o las temporadas en las que no vaya a obtener suficientes ingresos para satisfacer las exigencias de los gastos.

Entender el estado de flujos de efectivo

El estado de flujos de efectivo divide las actividades de efectivo en tres categorías:

• • Actividades operativas: El efectivo que se gasta para mantener las actividades principales de su empresa. Las actividades operativas incluyen las funciones directamente relacionadas con la venta de bienes o la prestación de servicios de su empresa a los clientes, las nóminas y el pago de los impuestos de su pequeña empresa.
  • Actividades de inversión: El efectivo gastado para comprar activos y el efectivo generado por la venta de activos. Los activos pueden incluir equipos y otros recursos necesarios para el crecimiento de su empresa.
  • Actividades de financiamiento: El efectivo gastado o ganado en iniciativas de financiamiento. Esto puede incluir la emisión de acciones o la concesión de préstamos para ayudar a las operaciones de su empresa.

Al evaluar estas tres categorías, usted tendrá un mejor entendimiento del flujo de efectivo de su negocio. Es importante tener en cuenta que una suma positiva significa que hubo un aumento global de efectivo, mientras que una suma entre paréntesis denota una disminución de efectivo.

Cerca de la parte inferior del estado de flujos de efectivo, encontrará el aumento o la disminución global de estas tres actividades combinadas, etiquetadas como aumento/disminución neta de efectivo y equivalentes de efectivo. Esta partida mostrará el cambio global en el flujo de efectivo de su pequeña empresa durante el período.

Es importante tener en cuenta dos cosas cuando se utiliza el estado de flujo de efectivo para hacer predicciones y tomar decisiones sobre su negocio:

1. Los datos históricos son útiles, pero no son un indicador perfecto de lo que se puede esperar en el futuro.
2. Sólo presenta una parte de las finanzas de su empresa. Para tener una visión completa de cómo va su negocio, debe consultar también sus otros documentos financieros.
3. Los datos del estado de flujos de efectivo sólo son tan buenos como el manejo de libros que haya utilizado para generar sus documentos financieros.

Habiendo dicho eso, es una herramienta útil que puede utilizar para ayudarle a determinar si tiene el efectivo a mano para pagar sus gastos.

Cómo abordar los problemas de flujo de efectivo de las pequeñas empresas

Los problemas de flujo de efectivo en las empresas no están necesariamente ligados a negocios de cierto tamaño, pero las empresas más pequeñas pueden carecer de recursos para una gestión financiera adecuada, especialmente en los primeros años. Por ello, muchas pequeñas empresas se ven afectadas de forma más drástica.

Sin embargo, puede evitar que su empresa se convierta en una estadística tomando medidas para solucionar los problemas de flujo de efectivo, o incluso evitarlos por completo, con estos cinco consejos principales para la gestión del flujo de efectivo de las pequeñas empresas:

1. Manténgase informado sobre el manejo de libros. Si está manejando todos los aspectos de su negocio por su cuenta, puede ser difícil estar al tanto del manejo continuo de libros. Sin embargo, mantener un registro exacto de las facturas puede hacer que se retrase en los pagos y cobros de los clientes, lo que en última instancia pone a su negocio en una mala posición.
2. Reducir los gastos generales. Los gastos generales, o el costo del funcionamiento de su negocio (alquiler, servicios públicos, etc.), podrían ser demasiado elevados para mantener un flujo de efectivo positivo. Si este es el caso, tal vez pueda reducir los costos reduciendo el tamaño de su oficina o encontrando un local en un área menos costosa. Revisar periódicamente los gastos es una forma segura de controlar los gastos generales e identificar dónde se pueden hacer recortes presupuestarios.
3. Fijar los términos del crédito. En lugar de permitir que los clientes paguen la mercancía cuando les plazca, puede proteger su negocio estableciendo términos en torno a las fechas límite de pago. Esto puede ayudarle a establecer un flujo de entrada de efectivo más confiable. Sin embargo, no se trata de una solución única. Puede haber casos en los que los clientes no le paguen a tiempo o, en el peor de los casos, no le paguen en lo absoluto. Otra alternativa es ofrecer algún tipo de descuento a los clientes que paguen la totalidad o una parte de la factura por adelantado, como un descuento por pronto pago en efectivo. De este modo, puede mejorar rápidamente su flujo de efectivo.
4. Administrar de cerca las cantidades del inventario. Ya sea que usted sea el que fabrique los productos o que distribuya los que le proporcione otra empresa, debe tratar de evitar el exceso de inventario. Sin embargo, tampoco quiere estar constantemente sin existencias, especialmente en sus productos más populares. Lograr el equilibrio adecuado en el inventario requerirá cierto análisis por su parte para determinar la cantidad de cada producto que debe mantener en existencias.
5. Mejorar los márgenes de ganancia. Si no está obteniendo un buen rendimiento de sus productos o servicios, esto podría estar perjudicando a su negocio e impidiendo su crecimiento. Debe asegurarse de que todos los costos se tienen en cuenta en su fijación de precios. Si ciertos productos o servicios no están produciendo buenos márgenes de rendimiento, podría ser beneficioso eliminarlos de su negocio.

La implementación de estas cinco iniciativas puede ayudarle a dar un giro a su flujo de efectivo.

Soluciones de financiamiento a corto plazo

Si su situación de flujo de efectivo no parece que vaya a cambiar rápidamente, puede considerar las opciones de financiamiento. Conseguir financiamiento puede ayudar a que su flujo de efectivo sea positivo casi de inmediato.

Hay muchos tipos diferentes de préstamos para pequeñas empresas; si está considerando la posibilidad de obtener un préstamo para ayudarle con los problemas de flujo de efectivo, busque las mejores condiciones de préstamo que pueda encontrar. Le sorprenderá la gran diferencia que pueden suponer unas tasas de interés más bajas.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que tendrá que pagar el préstamo o crédito, más los intereses. Aunque el financiamiento no es la forma ideal de resolver los problemas de flujo de efectivo en su negocio, puede ser su única opción para mantenerlo a flote.

Cómo mantener un flujo de efectivo saludable

Incluso una vez que haya corregido el rumbo y haya conseguido un flujo de efectivo positivo, no debe dejar que desaparezca de su radar. Para mantener un flujo de efectivo saludable, debería:

• • Monitorear su flujo de efectivo de manera regular. Al igual que los demás estados financieros, debe revisar el estado de flujos de efectivo cada período.
  • Abrir una línea de crédito para emergencias. Asegurar una línea de crédito para tenerla bajo la manga en caso de problemas de flujo de efectivo puede ayudarle a mejorar rápidamente su flujo de efectivo. Si consigue una tarjeta de crédito con buenos términos y recompensas, también podría utilizarla para cubrir ciertos gastos en sus temporadas lentas para compensar las entradas de efectivo más bajas de lo habitual.
  • Requerir un pago parcial por adelantado. Aunque establecer términos para sus clientes es una forma de mejorar el tiempo de pago, también puede requerir depósitos o pagos parciales para pedidos más grandes por adelantado para reducir las cuentas por cobrar.

La clave para una buena gestión del flujo de efectivo de una empresa es adoptar un enfoque proactivo. De este modo, podrá proteger el sustento de su empresa en lugar de tener que buscar la manera de restaurarlo.

Gestionar los aspectos cotidianos de su negocio además de las finanzas y los impuestos puede ser agotador y conducir a errores que simplemente no puede permitirse. Si la gestión del flujo de efectivo de su pequeña empresa le parece demasiado, deje que los expertos de FinancePal se encarguen de estas responsabilidades.

Reglas generales para un flujo de efectivo saludable

En general, existen unas cuantas reglas que todo empresario debe tener en cuenta para ayudarle a mantener un flujo de efectivo saludable:

• • Centrarse primero en el flujo de efectivo, no en las ganancias.
  • Los gastos nunca deben superar el efectivo existente.
  • Mantenga sus reservas de efectivo para ayudar a compensar los déficits.
  • Mientras más rápido quiera crecer, más efectivo necesitará.
  • Considere cuidadosamente cualquier inversión.
  • No se exceda en el almacenamiento de existencias.
  • No contraiga grandes deudas que no pueda pagar a largo plazo.

Para hacer crecer su negocio es necesario disponer de suficiente efectivo. Por ello, mantener un flujo de efectivo saludable debe ser uno de sus principales objetivos.

¿Es hora ya de contratar servicios profesionales de manejo de libros?

Saber cuándo buscar ayuda profesional para las finanzas de su empresa puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Si las crecientes exigencias de su negocio han dificultado el seguimiento de su contabilidad, o si no quiere responsabilizarse de este aspecto de su negocio, probablemente se beneficiará de los servicios profesionales de manejo de libros para pequeñas empresas.

Con FinancePal, puede agilizar su contabilidad y manejo de libros y disfrutar de la tranquilidad de que supervisaremos la situación financiera de su empresa con todo detalle. Nuestros expertos pueden vigilar su flujo de efectivo y ayudarle a adoptar un enfoque más proactivo en la gestión del flujo de efectivo de su pequeña empresa.

Además de ayudarle a mantener un flujo de efectivo saludable, podemos asistirle con otros aspectos importantes de las finanzas de su negocio, incluyendo cómo establecer las nómina y manejar sus impuestos de freelance. Sean cuales sean sus necesidades, su equipo financiero especializado será uno de sus mayores recursos para garantizar que su negocio prospere.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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About the Author

Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

About the Author

Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.