¿Qué es la nómina certificada? Todo lo que debe saber | FinancePal
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¿Qué es la nómina certificada?

September 9th, 2020

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Así que ha conseguido un codiciado contrato gubernamental y ahora se entera de que tiene que presentar algo llamado nómina certificada. Es probable que usted tenga un montón de preguntas, principalmente “¿qué es la nómina certificada?” y “¿cómo puedo reportar la nómina certificada?” No se preocupe: estamos aquí para darle las respuestas que necesita.

La nómina certificada es una subcategoría de las responsabilidades de nómina de un contratista. La nómina certificada debe ser presentada por las empresas, normalmente contratistas, que trabajan en proyectos contratados por el gobierno. Aunque pueda parecer un proceso de nóminas general, en realidad es un poco más complicado, ya que hay salarios específicos que deben pagarse y un proceso de presentación de formularios semanales al que debe adherirse.

Pero no se preocupe, puede utilizar esta guía para comprender mejor sus obligaciones en materia de nóminas certificadas. De este modo, podrá asegurarse de que siga en cumplimiento, de que le paga a sus trabajadores salarios justos y de que se prepara para el éxito cuando se enfrente a futuros proyectos financiados por el gobierno. Si acaba de introducirse en el concepto de nómina certificada, lea esta guía de principio a fin; o vaya directamente a las preguntas específicas que tenga utilizando los enlaces siguientes:

¿Qué es la nómina certificada?

La nómina certificada es un reporte de nómina semanal que una empresa debe presentar para proyectos financiados (o asistidos) por el gobierno, como los trabajos contratados por el gobierno y los proyectos de obras públicas que superen los $2,000. Los empresarios deben presentar nóminas certificadas en nombre de todos los empleados que trabajan en este tipo de proyectos. El reporte de la nómina certificada incluye:

  • Salario.
  • Horas trabajadas.
  • Tipo de trabajo realizado.
  • Prestaciones a las que tiene derecho el trabajador.

Las nóminas certificadas son un aspecto de la contabilidad de la construcción que puede resultar especialmente confuso para los propietarios de pequeñas empresas. Para ayudarle a comprender mejor este concepto, vamos a adentrarnos en los fundamentos de la nómina certificada.

¿Qué es la nómina certificada para el salario prevaleciente?

Las nóminas certificadas se exigen como medio para proporcionar a las entidades gubernamentales un desglose detallado del trabajo realizado y de la paga proporcionada a los empleados. Esto se hace para garantizar que los contratistas estén pagándole a sus empleados el salario local prevaleciente.  

El salario prevaleciente se instituyó para proteger a los trabajadores asegurando que se les compense de manera justa y a una tasa similar a la que se les pagaría por un trabajo similar. Hay una serie de factores que determinan el salario vigente, siendo los dos más importantes la ubicación (concretamente, el condado en el que se realiza el trabajo) y el tipo de trabajo (la remuneración debe ser comparable a la de trabajos similares). Por ello, el salario vigente suele variar de condado a condado.

¿Cuál es la diferencia entre el salario prevaleciente y la nómina certificada?

La Ley Davis-Bacon y otras leyes relacionadas establecieron una legislación de equidad laboral, que incluía el sistema de salario prevaleciente y la nómina certificada. El salario prevaleciente es la tasa de pago por hora que se utiliza para completar la nómina certificada.

¿Cómo se calcula la nómina certificada?

La nómina certificada se calcula sobre la base del salario prevaleciente, que se considera la tarifa estándar para un contrato gubernamental en ese condado. Para determinar el salario prevaleciente, se consideran los siguientes factores (basados en las normas locales):

  • Clasificación del trabajo (hay muchos puestos diferentes que pueden trabajar en el mismo proyecto gubernamental).
  • El salario básico por hora (puede utilizar este directorio de determinación de salarios para buscar en su condado)./span>
  • Beneficios típicos del puesto.
  • Horas extras previstas.

Una vez que haya calculado los salarios adecuados, deberá restar las deducciones, como las deducciones sindicales así como los impuestos estatales y federales, lo que le dará el salario neto de ese empleado. Repita este proceso para cada empleado al completar la nómina certificada para esa semana del proyecto (recordatorio: la nómina certificada se reporta semanalmente).

¿Cómo reporto la nómina certificada?

El establecimiento de las nóminas es un reto común para las pequeñas empresas, y este proceso sólo se vuelve más complejo si, además, tiene que calcular las nóminas certificadas. No se preocupe si se siente abrumado: le explicaremos cómo informar sobre las nóminas certificadas, para que pueda completar este proceso esencial y asegurarse de que cumple con los requisitos cuando trabaja en proyectos gubernamentales.

Estas son algunas de las pautas que hay que seguir a la hora de reportar las nóminas certificadas:

  • La nómina certificada debe presentarse semanalmente (la mejor práctica es presentarla semanalmente para que corresponda con la paga).
  • La nómina certificada se presenta mediante el formulario federal WH-347 (se utiliza un formulario para todos los trabajadores del proyecto).
  • Puede encontrar el ID del proyecto DIR (o el “PWC-100”) para el proyecto de obras públicas utilizando la base de datos de proyectos de obras públicas del DIR de su estado (normalmente se encuentra en su sitio web).
  • Como propietario de la empresa, también debe firmar una declaración de cumplimiento (indicando que está reportando la nómina con precisión y pagando a los trabajadores de manera justa).

Además de estos datos específicos de la nómina certificada por el DIR, tendrá que incluir la información básica de la nómina como los números de Seguro Social de los trabajadores, el nombre del contratista (los datos de su empresa) y el período de la nómina.

¿Cómo se ve un reporte de nómina certificada?

He aquí un ejemplo de lo que es el informe de nómina certificada, conocido como formulario WH-347:

Como puede ver, una vez que conozca los componentes básicos de la nómina certificada, es bastante sencillo rellenar el formulario para cada uno de los empleados que trabajan en el proyecto.

¿A dónde envío los reportes de nómina certificada?

Usted necesitará presentar reportes de nómina certificados al Comisionado Laboral usando the DIR’s usando el sistema en línea del DIR (Departamento de Relaciones Industriales). Puede subir el formulario WH-347 completado o puede llenarlo digitalmente y enviarlo a través de su sistema.

¿Cuánto tiempo tiene que conservar los registros de nómina certificada del DIR?

Deberá conservar los registros de nóminas certificados durante tres años. Para obtener más orientación sobre la conservación de registros de nóminas certificados para proyectos federales, consulte el código de conservación de registros de contratistas.

Cómo calcular los beneficios adicionales para la nómina certificada

Cuando trabajan en proyectos relacionados con el gobierno, los empleados pueden recibir un salario o una combinación de salarios y prestaciones complementarias. Las prestaciones complementarias incluyen todo lo que se proporciona además de la remuneración básica (el salario prevaleciente que se paga a los trabajadores por hora). 

Las prestaciones complementarias pueden ser beneficios como la asistencia sanitaria, el tiempo libre remunerado y otras prestaciones laborales tradicionales, o pueden pagarse en efectivo. En el caso de los contratos de construcción, este suele ser el caso. Cuando se pagan los beneficios adicionales en efectivo, este pago adicional por hora es un porcentaje del salario prevaleciente.

Para calcular los beneficios adicionales, primero hay que determinar el salario prevaleciente para el proyecto. Una vez que lo tenga, tendrá que proporcionar a los trabajadores un salario básico por hora más los beneficios adicionales que sumen el salario prevaleciente requerido para su posición y el condado en el que se está completando el proyecto.

Así que, en conjunto, los salarios en efectivo que pague a sus trabajadores más los beneficios adicionales proporcionados deben sumar el salario prevaleciente sobre una base horaria.

 

Las prestaciones complementarias deben pagarse en todas las horas de trabajo.

¿Quién está exento de la nómina certificada?

Los aprendices o personas en entrenamiento pueden estar exentos de la nómina certificada y de los requisitos de salario prevaleciente si están participando en un programa de aprendizaje registrado con el Departamento de Trabajo o con una agencia estatal de aprendizaje reconocida por el Departamento de Trabajo.

Además, los empleados asalariados que ocupan puestos ejecutivos, administrativos o profesionales también pueden estar exentos de la nómina certificada.

¿Debo incluir a los subcontratistas en mi reporte de nómina certificada?

Sí, sin embargo, funciona un poco diferente que con sus empleados directos. Esto se debe a que cada contratista y subcontratista es responsable de presentar sus registros de nóminas certificadas directamente al Comisionado de Trabajo. Para cumplir con este requisito, el subcontratista completará un informe de nómina certificado y se lo proporcionará a usted. Esto debe incluirse con los informes de nóminas certificadas de su empresa con el fin de contabilizar adecuadamente sus salarios relacionados con el proyecto.

Si todavía se siente confuso o abrumado, no es el único. Incluso los profesionales de las nóminas tienen que obtener una acreditación específica para convertirse en profesionales certificados de las nóminas

 

¿Por qué es importante el reporte correcto de la nómina certificada?

El procesamiento incorrecto de las nóminas certificadas puede dar lugar a fuertes multas. De hecho, si se descubre que viola a propósito la Ley Davis Bacon al no pagar los salarios prevalecientes y presentar la nómina certificada, su empresa puede enfrentarse a:

  • Terminación del proyecto: Conseguir un contrato gubernamental es una gran victoria para cualquier empresa de construcción. Sin embargo, si presenta registros de nóminas incorrectos o falsos, puede ser despedido del proyecto.
  • Prohibición de participar en contratos públicos Además de ser despedido de su actual proyecto gubernamental, puede ser excluido de futuros contratos del tipo. Esto podría ser un gran golpe para la viabilidad de su empresa de construcción.
  • Retención de pagos: Si está falsificando los registros de nóminas, la entidad adjudicadora puede tener la capacidad de retener el pago, lo que significa que usted tendrá que pagar a sus empleados lo que debe, de su bolsillo.
  • Multas: Las multas monetarias pueden pasar factura a su empresa, especialmente si tiene activos líquidos limitados o una mala gestión del flujo de efectivo. Las multas no sólo pueden afectarle en el mes en que se aplican, sino que, en función de su cuantía, pueden afectar a sus operaciones durante los próximos meses.
  • Procesamiento civil o penal: Al firmar los registros de nóminas certificados, lo que significa su cumplimiento, puede ser considerado responsable de la falsificación de los registros, lo que podría incluir el encarcelamiento.

 

Errores a evitar al completar la nómina certificada

Entendemos que proteger la viabilidad de su negocio es su máxima prioridad (y por no mencionar que cada dólar cuenta para una pequeña empresa de construcción), así que aquí hay unos cuantos recordatorios para ayudarle a evitar cometer errores en las nóminas certificadas y seguir en cumplimiento:

  • Tenga en cuenta que los contratos de mayor tamaño pueden tener requisitos adicionales. Para los trabajos realizados en proyectos de más de $100.000, los empleados deben ser pagados al menos una vez y media la tasa de pago regular cuando trabajan más de 40 horas en una semana. Este requisito se ajusta a la Ley de Normas de Seguridad y Horas de Trabajo por Contrato.
  • Los empleados que se incluyen en la nómina certificada deben ser pagados semanalmente. Aunque su empresa en general puede seguir un calendario de pagos quincenal o mensual, los empleados que están incluidos en la nómina certificada deben ser pagados semanalmente.
  • Si usted presenta los registros de la nómina certificada a su sindicato u otra entidad, todavía tiene que proporcionarlos directamente al DIR. No es raro que las empresas informen erróneamente de su nómina certificada a su sindicato o al Programa de Cumplimiento Laboral y piensen que están bien. Sin embargo, independientemente de las otras entidades a las que proporcione estos registros, es imperativo presentarlos al DIR para seguir en cumplimiento.
  • Revise siempre su formulario de nómina certificada antes de presentarlo. Cuando usted firma un reporte de nómina certificado, está diciendo que toda la información proporcionada es exacta. Por lo tanto, si se encuentran errores, usted será responsable.
  • Como propietario de una empresa, también está obligado a reportar la nómina certificada para usted mismo si ha trabajado en el proyecto, incluso si no suele pagarse a sí mismo los salarios. Para muchos propietarios de empresas de construcción, especialmente en las primeras etapas del negocio, la mano de obra se considera simplemente parte del esfuerzo que conlleva poner en marcha un negocio, lo que significa que muchos propietarios de empresas no se pagan a sí mismos. Sin embargo, para este tipo de proyectos, está obligado a informar de las nóminas certificadas para usted.  
  • Tenga cuidado de no entrar en piloto automático cuando complete la nómina cada mes. Los empleados en el trabajo pueden cambiar de un mes a otro, las tasas de salario prevalecientes pueden cambiar de un año a otro, y más. Cada semana, cuando complete la nómina, asegúrese de tener en cuenta cualquier cambio que pueda haber ocurrido para garantizar que su nómina certificada se complete correctamente.

Tenga en cuenta que, si comete errores en su nómina certificada, no podrá realizar cambios. Sin embargo, puede presentar un nuevo registro con la información correcta, que tendrá prioridad. Tenga en cuenta que sólo tiene que presentar los registros actualizados de los empleados afectados; el reporte de los demás empleados se mantendrá.

¿Necesita más ayuda? Puede beneficiarse de nuestros servicios de nóminas para pequeñas empresas.

Aborde a la nómina certificada con confianza

Añadir cualquier proceso nuevo a su flujo de trabajo puede ser estresante, pero hacer crecer su negocio con proyectos contratados por el gobierno es una oportunidad emocionante. No permita que la curva de aprendizaje le disuada de aceptar estos lucrativos proyectos para su empresa. En lugar de ello, domine el proceso, o consiga ayuda con su nómina y contabilidad de la construcción.

FinancePal ha ayudado a muchos contratistas como usted a agilizar los flujos de trabajo, mejorar sus finanzas y llevar su negocio al siguiente nivel. Nuestros servicios financieros están completamente adaptados a su negocio, por lo que sólo paga por lo que necesita. Simplifique sus nóminas y las finanzas de la construcción, ¡comience hoy mismo!

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.

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