Fundamentos de la contabilidad de seguros

Written by: Jacob Dayan

Como propietario de una pequeña empresa, usted tiene la tarea de establecer rápidamente un conocimiento práctico de prácticamente todos los aspectos de la gestión de un negocio, incluida la gestión financiera. Sin embargo, si es propietario de una compañía de seguros, se enfrenta a un reto excepcionalmente difícil debido a los riesgos y requisitos financieros asociados a la gestión de este tipo de negocio.

La gestión financiera y la presentación de informes adecuados son importantes porque usted es responsable de garantizar que puede pagar a los asegurados en prácticamente cualquier momento. Para evitar los errores más comunes en la contabilidad de los seguros, empiece por leer esta guía, y si decide que necesita ayuda con la contabilidad y la gestión de los aspectos financieros de su negocio de seguros, FinancePal está aquí para ayudarle.

Si no conoce los principios de la contabilidad legal o los fundamentos de la contabilidad de los seguros, le recomendamos que lea este artículo de principio a fin. Sin embargo, si tiene una pregunta específica que quiere que se responda, utilice estos enlaces para navegar por el post:

• ¿En qué se diferencia la contabilidad de seguros de la contabilidad general?
• Introducción a los fundamentos de la contabilidad de seguros
  • Seguros de propiedad/accidentes vs. seguros de salud/estilo de vida
  • ¿Qué método de contabilidad deben utilizar las compañías de seguros?
  • Transacciones únicas que se aplican a la contabilidad de seguros
• Contabilidad legal (SAP)
  • Contabilidad estatutaria vs. GAAP
• Consejos de contabilidad para las agencias de seguros
  • Implementación de prácticas de contabilidad de seguros confiables
  • Cómo puede ayudar FinancePal con la contabilidad de seguros
• Consideraciones fiscales para las agencias de seguros
• Configure correctamente su contabilidad de seguros

¿En qué se diferencia la contabilidad de seguros de la contabilidad general??

En cualquier sector, habrá aspectos que exigirán que se realicen algunos ajustes en los procesos contables. Cuando se trata de la contabilidad de los seguros, hay varias consideraciones especiales que hacen que los principios de contabilidad de los seguros sean únicos:

• Las aseguradoras asumen el riesgo a cambio de una prima.
• Los principios contables legales se aplican al sector de los seguros.
• La categoría de los seguros influye en las prácticas contables.
• Cómo se clasifican y contabilizan los pasivos, los ingresos, los gastos, etc.
• El propósito de los estados financieros para evaluar el negocio.

Si necesita una introducción a la contabilidad general para comprender mejor los conceptos básicos, comience con nuestros consejos de contabilidad para pequeñas empresas ay aprenda la diferencia entre el manejo de libros y la contabilidad.

Introducción a los fundamentos de la contabilidad de seguros

Adentrémonos en algunos de los factores fundamentales de la contabilidad de seguros que la hacen única con respecto a otros sectores. Con una mejor comprensión de estos atributos específicos de la industria, puede implementar prácticas de contabilidad de seguros adecuadas para su negocio.

Seguros de propiedad/accidentes vs. seguros de salud/estilo de vida

La primera cosa para tomar en cuenta es que el sector de seguros generalmente está dividido en dos especialidades generales:

1. Propiedad/accidentes: Esta categoría de pólizas de seguro está diseñada para proteger contra la responsabilidad civil y cubrir los daños. El seguro de propiedad protege los bienes en caso de daños o robo, o protege al propietario si alguien resulta herido en su propiedad. El seguro de accidentes ayuda a proteger a los individuos de la responsabilidad civil si son responsables de dañar la propiedad de otra persona o de causar un accidente que resulte en lesiones a otra persona.
2. Salud/estilo de vida: Las pólizas de seguro de salud y estilo de vida, como las dentales, de vida, de visión, de incapacidad, de planificación patrimonial y otras, están diseñadas para cubrir las necesidades individuales de estilo de vida y los requisitos médicos.

Cualquiera que sea la distinción a la que se acoja su empresa de seguros afectará a determinados aspectos de sus prácticas contables. Algunas de las diferencias importantes son:

• Diferentes duraciones de los contratos: Las pólizas de seguro de salud/vida suelen tener un contrato a largo plazo, mientras que las pólizas de seguro de bienes/accidentes suelen tener un contrato a corto plazo.
• Previsibilidad de resultados de siniestros: Las pólizas de seguro de salud/vida tienen términos preestablecidos que establecen parámetros para los resultados de los reclamos. Sin embargo, las pólizas de seguros de propiedad/accidentes son mucho menos predecibles porque hay factores externos que pueden afectar significativamente a los resultados de los siniestros.
• Categorías de activos: En el caso de los seguros de propiedad/accidentes, las principales categorías de activos son los bonos, las acciones comunes y los reaseguros recuperables. En el caso de los seguros de salud/estilo de vida, la principal categoría de activos son las hipotecas comerciales.

¿Qué método de contabilidad deben utilizar las compañías de seguros?

El método de contabilidad que utilice para su compañía de seguros determinará el momento en que realice el seguimiento de los gastos e ingresos. Existen dos métodos contables generales:

• Contabilidad de efectivo o caja: Las transacciones se registran cuando el dinero cambia de manos.
  • Si se utiliza el método de contabilidad de efectivo o caja, no se registraría una póliza que se ha vendido hasta que se reciba el pago del cliente.
• Contabilidad por el principio de devengo: Las transacciones se registran en el momento en que se obtienen los ingresos o se incurre en un gasto.
  • Si se utiliza el método contable del devengo, se registraría la venta de una póliza cuando se firma el contrato, independientemente de que el cliente pague en ese momento o más tarde.

Al considerar la contabilidad de efectivo o caja vs. la de devengo accounting, puede ser tentador inclinarse por la contabilidad de efectivo debido a su simplicidad. Sin embargo, la contabilidad por el principio de devengo le proporcionará una mejor visión a largo plazo de la salud financiera de su empresa y le permitirá contabilizar las pólizas de seguros cuando se vendan, sobre la base de que usted tiene la expectativa razonable de que el titular de la póliza pagará su prima, en lugar de cuando se pague la prima.

Transacciones únicas que se aplican a la contabilidad de seguros

Debido a la naturaleza del sector de los seguros, hay ciertas transacciones únicas que deben ser contabilizadas, tales como:

• Pagos de primas: El importe que le han pagado como prima de una póliza se contabiliza como ingreso. Las primas de la póliza serán su principal fuente de ingresos.
• Pago de reclamos: Los siniestros pagados a un asegurado se contabilizan como un gasto.
• Pago de intereses: Si hay que pagar intereses por un siniestro, también se contabiliza como gasto.
• Reservas: La cantidad que su agencia de seguros necesita tener para futuros pagos. Estas cantidades se registran como pasivo.
• Comisiones de los agentes: La comisión que ganan los agentes cuando venden una póliza se registra como un gasto.

Contabilidad legal (SAP)

Debido a las singulares relaciones financieras que las compañías de seguros mantienen con los asegurados, existe un conjunto separado de principios contables que se aplican a la contabilidad de los seguros, conocidos como Principios Contables Estatutarios (SAP). El SAP gira en torno a tres valores fundamentales diseñados paraa proteger a los asegurados::

1. El conservadurismo: Las valoraciones conservadoras son necesarias porque los gastos e ingresos de las pólizas no se registran siguiendo el principio de correspondencia. El enfoque conservador se adopta para proteger los intereses de los asegurados operando bajo el supuesto de que si la empresa tuviera que liquidar inmediatamente, se aseguraría de poder cumplir su obligación de pagar a los asegurados con los ingresos reales de que dispone.
2. Reconocimiento: Sólo deben contabilizarse en el balance los activos líquidos y fácilmente negociables. Los activos ilíquidos (como los fondos propios) se contabilizan en el superávit una vez adquiridos. Esta práctica se utiliza porque sólo se puede acceder a los activos líquidos para pagar a los asegurados cuando sea necesario.
3. Consistencia: Los principios contables deben aplicarse de forma coherente a lo largo de todo el periodo para establecer registros financieros útiles que puedan utilizarse para comparar.

Todas las compañías de seguros están obligadas a utilizar la contabilidad estatutaria al preparar sus estados financieros debido a la naturaleza arriesgada del sector. Este riesgo se debe al hecho de que las compañías de seguros apuestan por que sólo un pequeño número de asegurados va a necesitar cobrar sus importes de cobertura y que sus ingresos por la venta de pólizas cubrirán estos pagos. Sin embargo, si los pagos superan la cantidad de activos líquidos que tiene la compañía, ésta podría tener que declararse en quiebra y potencialmente incluso disolverse por completo.

Por lo tanto, para proteger el bienestar financiero de su empresa y mantener su responsabilidad con los asegurados, es esencial que siga los principios de la contabilidad legal.

Contabilidad estatutaria vs. GAAP

Los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP) son los procedimientos contables seguidos por la mayoría de las industrias, mientras que los SAP son los procedimientos contables utilizados por las compañías de seguros. Aunque los SAP se encuadran en los GAAP, hay ciertos aspectos que hacen que este conjunto de procedimientos sea diferente:

SAP:

• El objetivo de los estados financieros elaborados con SAP es evaluar la capacidad de una compañía de seguros para pagar a los asegurados, evaluando el valor de la empresa en función de la situación hipotética en la que dejaría de operar.
• Los SAP son establecidos por la Asociación Nacional de Comisarios de Seguros (NAIC).
• El SAP se centra en la protección de los intereses de los asegurados para garantizar el pago de las prestaciones a las que tienen derecho.
• Los Estados tienen autoridad reguladora sobre la forma en que las compañías de seguros aplican el SAP.
• En el SAP, muchos activos no se incluyen en los estados financieros.
• Con el SAP, los gastos se contabilizan en cuanto se realiza la venta de una póliza.

GAP:

• En el caso de los GAAP, los estados financieros se utilizan para evaluar la rentabilidad de una empresa ahora y en el futuro.
• Los GAAP están regulados por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).
• Los GAAP se centran en proteger a los prestamistas e inversores.
• Los GAAP están regulados por el gobierno federal.
• Todos los activos se incluyen en los GAAP.
• El principio de correspondencia se utiliza para contabilizar los gastos según los GAAP.

Entender estos principios es importante para aplicar correctamente la contabilidad estatutaria en su empresa.

Consejos de contabilidad para las agencias de seguros

Cuando se trata de la contabilidad de los seguros, hay mucha incertidumbre financiera. Estos consejos le ayudarán a llevar su negocio sin problemas y a proteger la longevidad de su agencia:

1. Establezca una cuenta bancaria separada. Como propietario de una pequeña empresa, es importante asegurarse de que las finanzas empresariales y personales se mantienen separadas. Esto le ayudará a prevenir cualquier gasto indebido, y hará que la presentación de sus impuestos sea mucho más fácil.
2. Establezca un presupuesto estricto. Como empresa de seguros, se enfrenta a mucha incertidumbre cuando tiene que pagar a los asegurados. Por ello, es importante que usted tenga cuidado de no sobrepasarse financieramente.
3. No se precipite en el proceso de contabilidad. Puede ser tentador dejar las tareas de manejo de libros para el final del mes, pero eso puede llevar a una cantidad abrumadora de trabajo y aumentar el riesgo de cometer errores o de omitir errores en sus registros financieros.
4. Infórmese sobre la aplicación de SAP. Entender cómo implementar SAP en sus procesos contables es importante para garantizar que sus estados financieros sean precisos y útiles.
5. Contrate a un profesional. Debido a los requisitos exclusivos de la contabilidad de seguros, es importante contratar a un profesional que le ayude a garantizar que los registros financieros siguen los principios contables legales adecuados. Muchas opciones de software están diseñadas para seguir los GAAP y son generalizadas, lo que las hace poco adecuadas para la contabilidad de los seguros.

Implementación de prácticas de contabilidad de seguros confiables

Cuando se trata de aplicar prácticas de contabilidad de seguros que le ayuden a comprender la salud financiera de su empresa, hay algunos recordatorios útiles que debe tener en cuenta:

• Aprenda más sobre los entresijos de la contabilidad de los seguros (III.org es un buen recurso).
• Compruebe dos veces todo cuando registre las transacciones y haga sus cálculos.
• Mantenga sus libros al día, registre las transacciones en el momento en que se produzcan, si es posible.
• Asegúrese de seguir el SAP y de estar al tanto de cualquier cambio en los requisitos.
• Si no entiende algún aspecto de las finanzas de su empresa, cuente con un profesional al que pueda recurrir para obtener ayuda.
• Trabaje con un equipo contable establecido que conozca los pormenores de la contabilidad de los seguros y cómo aplicar los principios contables obligatorios.
• Conserve todos los recibos y registros financieros en caso de auditoría.

Mantener estas buenas prácticas además de dirigir su propia agencia de seguros puede parecer imposible, después de todo, sólo hay un número determinado de horas en el día. Afortunadamente, no depende de usted hacerlo todo por su cuenta. En lugar de poner en riesgo el sustento de su negocio de seguros debido a una contabilidad incorrecta, permita que FinancePal sea su recurso para todo lo relacionado con la contabilidad de seguros.

Cómo puede ayudar FinancePal con la contabilidad de seguros

FinancePal es una solución completa de gestión financiera para pequeñas empresas, incluidas las agencias de seguros. En los últimos años, hemos ayudado a miles de pequeñas empresas como la suya a implantar las mejores prácticas contables en función de sus necesidades y su sector. FinancePal puede ayudarle a encauzar las finanzas de su compañía de seguros proporcionando:

• Expertos en contabilidad y fiscalidad que conocen las necesidades únicas de las agencias de seguros.
• Manejo de libros contables precisos y actualizados.
• Estados financieros semanales y mensuales.
• Una plataforma en línea fácil de usar a la que puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar.

También podemos ayudarle a superar los demás retos financieros que conlleva la gestión de su propia empresa, como la configuración de las nóminas y la declaración de los impuestos de empresas pequeñas.

Consideraciones fiscales para las agencias de seguros

La contabilidad también desempeña un papel importante en la preparación de sus impuestos. Llevar un seguimiento cuidadoso de sus gastos puede ser especialmente útil para ayudarle a reducir su factura fiscal. Esto se debe a que hay ciertas deducciones que pueden aplicarse a su negocio de seguros. Aunque las deducciones pueden ahorrarle dinero, es importante tener registros financieros precisos que pueda consultar cuando llegue la temporada de impuestos para asegurarse de que está reclamando correctamente los gastos relevantes.

Algunas de las deducciones más comunes de las que pueden aprovecharse las compañías de seguros son:

• Deducciones de oficina en casa.
• Cuotas de membresía profesional.
• Costos de licencias y certificaciones.
• Material de oficina.
• Costos de publicidad.

Además de saber qué deducciones se aplican en su caso, también debe conocer las fechas límite para presentar y realizar los pagos de los ingresos de su empresa.

Si la idea de preparar los impuestos de su negocio por su cuenta le resulta abrumadora, considere la posibilidad de trabajar con un preparador de impuestos profesional para asegurarse de que todo vaya bien. En FinancePal, tenemos expertos en impuestos en el personal que puede ayudar con la preparación de impuestos de su pequeña empresa y garantizar que los impuestos sobre los ingresos de su agencia de seguros se presenten a tiempo y se paguen correctamente.

Configure correctamente su contabilidad de seguros

Disponer de principios correctos de contabilidad de seguros es el primer paso hacia un futuro financiero más estable. Con estos fundamentos de la contabilidad de seguros en el bolsillo, estará mejor preparado para asumir las responsabilidades financieras de la gestión de su agencia de seguros y mantener su deber con los asegurados. Y si tiene dudas, el equipo de FinancePal está aquí para ayudarle.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

Leer Más

About the Author

Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

Leer Más

About the Author

Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

About the Author

Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.