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Contabilidad para pequeñas empresas: 10 consejos que debes conocer

December 1st, 2018

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Como propietario de una pequeña empresa, usted lleva a cabo muchos papeles cuando se trata de dirigir su negocio. Dirige a sus empleados, trabaja en nuevos conceptos y oportunidades de negocio y, en última instancia, se asegura de que sus clientes estén contentos. Entre estas (y muchas más) importantes responsabilidades está la contabilidad de su pequeña empresa. Supervisar las finanzas de su empresa es, sin duda, una de las tareas más importantes que puede realizar como propietario de un negocio, ya que el dinero puede contribuir al éxito de su pequeña empresa.

Pero llevar la contabilidad de forma eficaz no es una tarea sencilla, especialmente si las finanzas no son su especialidad. El éxito de la contabilidad de una pequeña empresa implica mucha organización y una gran habilidad para los procesos. Desde la elaboración de estados de pérdidas y ganancias hasta la preparación para la temporada de impuestos, la contabilidad es mucho más que llevar un control del flujo de efectivo. Nos sumergimos en las diez mejores prácticas para el éxito de la contabilidad de las pequeñas empresas.

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1. Mantenga un sistema organizado en su lugar

Tanto si el seguimiento de los números es su fuerte como si apenas mantiene su cuenta bancaria en verde, la organización es la clave de una contabilidad eficaz para la pequeña empresa. Las pequeñas empresas suelen tener varias cuentas que controlar, y las cosas se pueden desordenar rápidamente. Minimice el espacio que ocupan sus libros de contabilidad pasando a un único repositorio para gestionar las cuentas de su empresa.

La mayoría de las cuentas por pagar (y probablemente sus propias facturas) se facturan a los clientes en línea, lo que puede hacer que el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar sea más fácil que en los viejos tiempos de la contabilidad de doble entrada con lápiz y papel.

Disponer de un sistema único en la nube en el que pueda tener una visión general de todas sus cuentas bancarias y balances, y acceder a ellos desde cualquier lugar, no sólo es el camino del futuro, sino prácticamente una necesidad para las pequeñas empresas. Este sencillo paso puede ahorrarle mucho tiempo en la búsqueda de transacciones específicas en sus libros e incluso facilitarle la toma de decisiones presupuestarias al tener todos los números a la vista. El éxito de la contabilidad de una pequeña empresa requiere de precisión y de una gran organización, así que prepárese (y prepare su negocio) para el éxito con las herramientas adecuadas que le ayuden a estar al tanto de sus finanzas.

2. Separe sus cuentas de la empresa de sus cuentas personales

Es fácil que se confundan las líneas entre lo que es suyo y lo que pertenece a la empresa cuando usted dirige su propia empresa. Pero separar los gastos empresariales de los personales es esencial para gestionar sus finanzas con precisión.

Mantener la cuenta bancaria personal y la cuenta bancaria de la empresa por separado puede ayudarle a mantener los números equilibrados y también a asegurarse de que cumple con el IRS cuando reclame deducciones fiscales para su negocio.

3. Espere lo inesperado

Aunque la financiación puede ser limitada para las pequeñas empresas, estar preparado para los grandes costos inesperados puede ser extremadamente beneficioso para el negocio a largo plazo. Si hay una lección con la que todos los empresarios están familiarizados, es que la Ley de Murphy es muy real. Parece que una vez que se incurre en un gasto adicional, como un nuevo ordenador o la reparación de un equipo, hay un montón de otros costos que también se producen.

Estar preparado para que surjan estos gastos puede ayudarle a evitar solicitar un préstamo rápido o acabar endeudado con la tarjeta de crédito.

4. Haga que los clientes se responsabilicen de las facturas

Aunque su empresa esté generando constantemente nuevos negocios y satisfaciendo a nuevos clientes, su duro trabajo puede no contar mucho si deja escapar a sus clientes en las facturas. Al fin y al cabo, convertir las facturas pagadas en beneficios es lo que mantiene su negocio a flote.

5. Inventario = Dinero

Independientemente del sector en el que se encuentre, es probable que haya muchos recursos y materiales que mantienen su negocio en funcionamiento. Tal vez esté en la industria de la restauración y tenga que controlar los costos de la comida; o esté en el negocio de la gestión de propiedades y necesite hacer un seguimiento de los suministros de oficina. Sea cual sea su especialidad, probablemente ya conozca la importancia de gestionar sus gastos de inventario. Mantener un proceso para gestionar sus recursos y pedir nuevos suministros puede ayudarle a identificar las áreas en las que puede limitar sus gastos y maximizar su flujo de efectivo.

6. Sea inteligente con los costos de mano de obra

Administrar a los empleados es uno de los aspectos más desafiantes del funcionamiento de una empresa, independientemente del número de personas que emplee. Controlar las horas extras, los beneficios y otros costos relacionados es importante para equilibrar sus libros y mantener la rentabilidad de su negocio. Consejo de contabilidad para pequeñas empresas: contrate a un profesional de recursos humanos o a un contador para que le gestione las nóminas y trabaje para conseguir una gestión más eficaz de los empleados.

7. Establezca un beneficio mínimo mensual… ¡y un presupuesto!

Crear un presupuesto para su empresa es uno de los pasos más importantes que los empresarios pueden dar para mejorar la contabilidad y la situación financiera de su pequeña empresa. ¿Qué hay que hacer para crear un presupuesto mensual para empresas? Un buen presupuesto empresarial debe incluir:

  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Cuentas de resultados
  • Gastos variables
  • Gastos fijos

Elaborar un presupuesto ya de por sí es un reto, y más aún asegurarse de que se está siguiendo el plan financiero. La contratación de servicios externos de contabilidad para pequeñas empresas es una excelente manera de que los propietarios de las mismas lleven un control de sus cuentas, elaboren presupuestos y sigan teniendo la libertad de centrar sus esfuerzos en otras áreas importantes de su negocio.

8. Apéguese a su plan haciendo un seguimiento de los gastos diarios

Una vez que haya desarrollado un presupuesto para su negocio por su cuenta o con la ayuda de un contador de pequeñas empresas, el seguimiento de sus gastos diarios es una progresión natural en su camino hacia el éxito de la pequeña empresa. Tanto si lleva un registro manual como si lo hace a través de un sistema de software de contabilidad, ser consciente de los gastos de su empresa hasta el último centavo le ayudará a hacer ajustes en su presupuesto, maximizar su flujo de efectivo y prever sus ganancias futuras.

9. Utilice sus recursos

Existen numerosos recursos para ayudar a las pequeñas empresas en todos los aspectos de la gestión empresarial, incluidas las finanzas. Tanto si se une a su cámara de comercio local como si recurre a los recursos en línea en busca de ayuda, hay montones de propietarios de pequeñas empresas que entienden las complejidades de ser dueño de un negocio, y toneladas de información para guiarle hacia el éxito. He aquí algunos recursos que los empresarios pueden consultar:

10. Sepa cuando llamar a un profesional

Tiene muchas tareas que gestionar, incendios que apagar y beneficios que acelerar. Si no puede dedicar toda su atención a la contabilidad de su empresa, quizá quiera buscar algunas opciones de externalización de servicios financieros options.

FinancePal ofrece servicios de contabilidad y manejo de libros para pequeñas empresas con conocimientos y experiencia específicos del sector. Con los servicios de contabilidad de FinancePal, su pequeña empresa cuenta con un equipo de expertos financieros dedicados que le ayudarán a gestionar sus ingresos, a planificar el momento de los impuestos y a prepararse para obtener beneficios y para el crecimiento del negocio.

Con un par de manos adicionales que le ayuden a gestionar las finanzas de su nueva o pequeña empresa, los propietarios pueden sentirse capacitados para centrarse en cosas como avanzar con nuevas ideas y trabajar en formas de ampliar la red de su negocio.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.

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