El sector inmobiliario es uno de los mercados más lucrativos del mundo. También es uno de los más complicados. Hay una enorme cantidad de especulación en el mercado inmobiliario. Y no sólo eso, sino que, en general, se admite que, si se quiere obtener beneficios y generar una riqueza considerable, hay que invertir en multitud de propiedades. Son muchos activos, mucha especulación y muchos números que hacer, y por eso es imprescindible tener una contabilidad precisa.
Es fácil pensar que la contabilidad es una tarea de trastienda, un trabajo tedioso que sólo sirve para protegerte de Hacienda. En realidad, una buena contabilidad es su billete para tomar mejores decisiones financieras, aumentar el flujo de efectivo y mejorar la gestión de los activos.
Independientemente de su posición en el campo inmobiliario, deje que esta guía sobre la contabilidad inmobiliaria sea su principal activo en su esfuerzo por maximizar sus activos. En las primeras secciones se detallan las prácticas contables generales de todos los sectores, por si acaso necesita repasar los conocimientos básicos de contabilidad. Después, detallaremos los pormenores de la contabilidad para los profesionales inmobiliarios, prácticas que son más exclusivas del campo inmobiliario.
El gobierno federal obliga a las empresas privadas a seguir determinadas prácticas contables estandarizadas. El objetivo de estas regulaciones contables es:
Los estándares de contabilidad son establecidos por la organización sin fines de lucro Financial Accounting Standards Board (FASB). La Comisión del Mercado de Valores (SEC) ha designado al FASB como organismo oficial de establecimiento de estándares de las prácticas contables de Estados Unidos, por lo que las normas del FASB se consideran generalmente autorizadas. Puede consultar estas normas en el sitio web del FASB.
¿Puede tener problemas por prácticas contables erróneas o engañosas? Sí. Los errores honestos ocurren, y los errores honestos pueden ser enmendados. Pero manipular intencionadamente la información financiera se considera un delito de cuello blanco y puede justificar un proceso judicial. No diga que no se le advirtió.
La contabilidad estadounidense tiene una enorme cantidad de reglas y requisitos. Son regulaciones importantes, pero también pueden ser abrumadoras, especialmente si su negocio inmobiliario es pequeño. Si no está seguro de por dónde empezar, le damos un consejo amistoso: contrate un servicio de contabilidad para profesionales inmobiliarios.
Es posible que esté leyendo esta guía porque tiene la intención de llevar la contabilidad usted mismo. Aplaudimos su valentía. Sin embargo, recuerde que llevar el registro de las transacciones inmobiliarias es una tarea inmensa e interminable, y podría perjudicar seriamente la situación financiera de su empresa con cualquier error. Los contadores están formados en el manejo de libros (a menudo pasan años en la escuela estudiando los pormenores), y tienen suficientes conocimientos para realizar el trabajo contable con más rapidez y precisión que usted.
¿Aún no está convencido? No pasa nada. Intentaremos convencerle varias veces más a lo largo de esta guía.
Las partes que pueden desear ver los registros contables incluyen:
Mientras que los informes financieros se hacen al IRS durante la temporada de impuestos, el IRS puede solicitar registros financieros más detallados si su empresa es seleccionada para una auditoría.
El manejo de libros es el registro de todas las transacciones financieras de su empresa (los contadores se alegran, los ratones de biblioteca suspiran). Un manejo de libros preciso es la base de una buena contabilidad inmobiliaria (y es algo que querrás mantener, a menos que te gusten las auditorías del IRS).
Conozca el sistema de manejo de libros por doble entrada. Se trata de un sistema de contabilidad en el que cada transacción da lugar a dos asientos: un débito y un crédito. No tienen nada que ver con las tarjetas de débito o crédito; nos referiremos a “débito” y “crédito” por su contexto contable:
Imagina que tienes un libro abierto delante de ti, un libro de contabilidad de tu empresa. Supongamos que usted cobra $500 dólares de alquiler a un inquilino. En el manejo de libros tradicional, usted anotaría la cantidad cargada en la página izquierda y la cantidad abonada en la página derecha. Así, para esta transacción, $500 dólares se registrarían en la página izquierda (débito) y $0 dólares en la página derecha (crédito).
¿Cuál es la ventaja de este sistema? En primer lugar, permite realizar una ecuación muy útil (conocida como ecuación contable):
Activos = Pasivos + Capital
Los importes combinados del pasivo y del capital deben ser iguales a los del activo. Si las cifras no coinciden, ha ocurrido un error contable. Es cierto que puede haber un error, aunque la ecuación esté equilibrada (por ejemplo, si dos errores distintos se compensan entre sí). Pero la ecuación contable es una buena forma de detectar errores evidentes.
En la siguiente sección hablaremos del “activo”, el “pasivo” y el “capital”.
Hoy en día, el término “manejo de libros” se refiere únicamente a la práctica contable; no es necesario llevar los registros de las transacciones en libros de contabilidad impresos. Sin embargo, así es como muchas empresas modernas deciden hacerlo. Libros, libros, libros y gabinetes de archivo; ha funcionado durante siglos y lo sigue haciendo hoy.
Sin embargo, el manejo de libros digital ha tomado por sorpresa al mundo de la contabilidad. Existen programas informáticos modernos que registran digitalmente cada transacción y realizan cálculos.
Lo bueno de la contabilidad digital es que es mucho más fácil encontrar la información de las transacciones que en el manejo de libros tradicional. Digamos que quiere revisar las transacciones realizadas el 9 de marzo de 2016. Si ha llevado la contabilidad según los libros, tendría que rebuscar en su desordenado gabinete de archivos, encontrar el libro de “marzo de 2016”, y pasar, pasar, pasar las páginas para encontrar el 9 de marzo (es aún más tedioso si tiene varios libros de contabilidad para marzo de 2016). Pero cuando los registros se almacenan digitalmente, todo lo que tiene que hacer es introducir unas pocas palabras en la barra de búsqueda.
Si dirige una pequeña empresa inmobiliaria, es posible que tenga que usar muchos sombreros diferentes debido a la falta de mano de obra. Si lleva muchos sombreros, es fácil que se retrase en el manejo de libros, sobre todo teniendo en cuenta la cantidad de pequeños costos y tarifas que forman parte de una sola transacción inmobiliaria.
Una vez más, los contadores pueden hacer maravillas por usted. Los contadores adecuados no deberían tener ningún problema en ayudarle a ponerse al día con el manejo de libros contables, sobre todo si se trata de una empresa financiera que tiene varios contadores que pueden encargarse de su contabilidad.
Dentro de la contabilidad, hay 5 elementos que se ven afectados por las transacciones:
Si tiene en cuenta estos 5 elementos, tendrá un control completo de las finanzas de su empresa.
Un activo se refiere a algo que la empresa posee y utiliza en beneficio de la misma. Siempre que pueda generar efectivo, puede considerarse un activo. Hay dos tipos de activos:
En el sector inmobiliario, las propiedades son los principales activos.
Al contabilizar los activos, es importante tener registradas las “cuentas por cobrar”. Este término se refiere simplemente al dinero que se le debe a la empresa.
Un pasivo es básicamente lo contrario de un activo. El pasivo se refiere al dinero que la empresa debe. Al igual que un activo, hay dos principales tipos de pasivos:
Al contabilizar el pasivo, tendrá que registrar las “cuentas por pagar”. Este término se refiere a toda la deuda pendiente que tiene la empresa.
En el sector inmobiliario, las hipotecas son un pasivo común.
El capital determina el valor de la empresa al contabilizar la diferencia entre el activo y el pasivo. Esta es la ecuación:
Si la empresa tiene varios propietarios, cada uno puede tener una cantidad diferente de capital en la empresa, que debe contabilizarse por separado.
Cada vez que se cobra por un bien o servicio, el efectivo que se recibe es un ingreso. En el sector inmobiliario, puede obtener ingresos al cobrar el alquiler de un inquilino.
Si está pagando dinero, además de deudas, entonces está pagando un egreso. Por ejemplo, si usted tiene una agencia inmobiliaria, los ingresos de su personal se contabilizarían como un egreso (si su personal está asalariado, el egreso también podría contabilizarse como un pasivo).
Una buena contabilidad debería, en última instancia, ayudarle a ahorrar dinero en impuestos. Si quiere maximizar su ahorro en impuestos, debe conocer algunos de los impuestos que son relevantes para el sector inmobiliario.
El valor de un inmueble mide el valor global de una propiedad. La valoración de un inmueble no es un impuesto sobre la propiedad, pero tiene un efecto sustancial en sus impuestos. Los cuatro elementos del valor son:
La evaluación la realiza un tasador. El tasador puede utilizar algunos métodos diferentes para determinar el valor de una propiedad, incluyendo:
Familiarícese con estos métodos si quiere manipular su propiedad para que se valore en mayor o menor medida. Recuerde también que el valor también mide el valor futuro de la propiedad; esté atento a las inminentes:
El impuesto sobre bienes inmuebles se denomina en general “impuesto sobre la propiedad”. Se trata de un impuesto sobre los bienes inmuebles, como una casa, un edificio comercial o un terreno. El impuesto sobre bienes inmuebles se basa en gran medida en el valor de su propiedad. Otros factores son:
Su impuesto sobre la propiedad puede variar de un año a otro, dependiendo de los cambios entre las condiciones anteriores y de si el valor de su propiedad se reevalúa o no.
El impuesto sobre la propiedad personal es un impuesto que se aplica a los artículos “móviles” de su propiedad. Si estos artículos producen ingresos para su empresa, pueden estar sujetos a un impuesto sobre la propiedad personal. Su empresa inmobiliaria puede tener que pagar impuestos sobre las herramientas, el equipo y los vehículos que posee, o incluso sobre los muebles que haya colocado en las casas de alquiler.
Con la previsión y la planificación adecuadas, su empresa inmobiliaria podría beneficiarse de numerosas ventajas fiscales. Por eso es importante contar con una buena contabilidad. Hay algunas áreas importantes que se deben tener en cuenta a la hora de planificar el ahorro fiscal.
Los activos, como un edificio, se desgastan con el tiempo, lo que puede provocar una pérdida natural de valor. Esto se llama depreciación. A la hora de declarar los impuestos, puede anotar la depreciación de un bien para proteger sus ingresos. El importe de la depreciación se determina mediante un cálculo. Puede restar el importe de la depreciación del total de sus ingresos gravables, y eso puede ahorrarle un muy buen dinero.
Si su empresa posee propiedades de alquiler, podría beneficiarse de un gran número de ahorros fiscales, como:
Las ganancias de capital son un impuesto que se aplica a los beneficios que se obtienen con la venta de un activo. El impuesto sobre las ganancias de capital puede ser mayor o menor en función del tiempo que se haya poseído el activo antes de la venta. La mejor manera de evitar o reducir los impuestos sobre las ganancias de capital es ser estratégico a la hora de vender un activo. Un contador con experiencia en el tema de los impuestos puede ayudarle en este sentido. En la siguiente sección profundizaremos en la administración de los activos.
Su empresa puede ser seleccionada para una auditoría por el IRS. La auditoría puede deberse a errores en la declaración de impuestos de su empresa, o tal vez la auditoría fue seleccionada al azar. En cualquier caso, una contabilidad meticulosa puede salvarle de fuertes multas o de más investigaciones. Esta es otra área en la que se beneficiará de tener un contador. Los contadores pueden estar capacitados en la defensa de la auditoría, y sabrán cómo manejar adecuadamente los tratos con el IRS, y conseguir reunir cualquier material financiero que se le solicite.
Los negocios inmobiliarios más exitosos son capaces de maximizar la rentabilidad de cada activo. Aquí es donde una contabilidad inmobiliaria de calidad es una necesidad. Su contabilidad debe preocuparse por:
Si es dueño de propiedades de renta o si está en el negocio de administración de propiedades, su contabilidad debe preocuparse por llevar un seguimiento de:
Muchos negocios inmobiliarios modernos generan ingresos a través de las propiedades en renta. Una contabilidad precisa debería ayudarle a determinar si una propiedad de renta está generando o no suficientes ingresos; si no está generando beneficios, tal vez sea el momento de aumentar la renta, incrementar el valor de la propiedad, volver a desarrollarla o venderla.
En este sentido, una contabilidad precisa también puede ayudarle a tomar las mejores decisiones a la hora de comprar o vender activos. Los libros iluminarán algunas cuestiones importantes:
Como puede ver, la contabilidad no sólo lleva la cuenta de los registros financieros pasados. También le ayuda a tomar las mejores decisiones para el futuro de su empresa.
Si tiene una empresa inmobiliaria de mayor tamaño, es probable que tenga personal que necesita ser compensado. Su personal puede estar compuesto por empleados por hora y por empleados asalariados. Pero, en el sector inmobiliario, es muy probable que parte de su personal trabaje a comisión. La contabilidad debe llevar un seguimiento de:
También tiene que pagar impuestos sobre la nómina cada año, así que asegúrese de incluir ese costo en su preparación de impuestos.
La contabilidad abarca un amplio espectro de facetas y lleva el control de una cantidad abrumadora de números financieros (que sin duda conoce, ya que ha llegado al final de esta guía). Si usted dirige una pequeña empresa o si le gusta desafiarse a sí mismo con estas tareas tan laboriosas, podría estar tentado a llevar toda la contabilidad por su cuenta.
De nuevo, y por última vez, se lo prometemos, le recomendamos que contrate los servicios de una empresa de contabilidad. La contabilidad es una tarea empresarial muy importante. Es demasiado fácil retrasarse en los libros o registrar información inexacta, y no olvide que su empresa puede enfrentarse a graves sanciones financieras si lo hace.
Si su empresa está relacionada con el sector inmobiliario de alguna manera, podría beneficiarse enormemente de tener un contador que conozca el mercado de la vivienda. Algunos de esos oficios incluyen:
Para cualquier empresa que se dedique a estos oficios, un contador puede ayudar a:
De ser posible, contrate un servicio de contabilidad que le facilite todos los aspectos de la contabilidad: preparación de impuestos, defensa de la auditoría, gestión de activos y contabilidad del personal. Estas empresas, como FinancePal, asumirán casi toda la carga de trabajo contable por usted. De este modo, podrá dedicar menos tiempo a la contabilidad y más a la búsqueda, gestión y venta de propiedades.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.
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