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Proceso y ciclo de las cuentas por pagar

July 15th, 2021

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Las cuentas por pagar son un concepto crucial para cualquier empresa que opere con crédito: cada vez que una empresa compra a un proveedor a crédito, se realiza una entrada contable para las cuentas por pagar. Algunas empresas más grandes albergan departamentos enteros dedicados exclusivamente a la gestión de las cuentas por pagar. Estos departamentos suelen encargarse de resolver los pagos que la empresa debe a los acreedores.

¿Cuál es el papel de las cuentas por pagar?

Los departamentos de cuentas por pagar no sólo se encargan de pagar las facturas, sino que suelen llevar a cabo al menos tres funciones esenciales, además de pagar las facturas..

1. Gastos de viajes de negocios

En cualquier empresa que requiera que su personal viaje, el departamento de cuentas por pagar gestionará sus gastos de viaje. Esto puede incluir la realización de reservas para aerolíneas, alquiler de automóviles y hoteles. Dependiendo de la estructura de responsabilidad de la empresa, el departamento de cuentas por pagar puede procesar las solicitudes y desembolsar los fondos para cubrir los gastos de viaje. Después de que se produzcan los viajes de negocios, el departamento de cuentas por pagar suele liquidar la diferencia entre los fondos distribuidos y el gasto real.

2. Pagos internos

Las cuentas por pagar se encargan de distribuir los pagos internos, administrar asuntos menores de flujo de efectivo y distribuir los certificados de exención del impuesto sobre las ventas. Para corroborar las solicitudes de reembolso, los empleados de una empresa deben entregar un informe de registro manual o recibos, o ambos. Los gastos triviales, como el material de oficina, el franqueo o un pequeño almuerzo con un cliente, se consideran asuntos menores de flujo de efectivo y son gestionados por Cuentas por Pagar. Además, Cuentas por Pagar se encarga de los certificados de exención del impuesto sobre las ventas, que son certificados especiales emitidos a los gerentes para garantizar que las compras de la empresa que cumplen los requisitos no incluyen el impuesto sobre las ventas en el total.

3. Pagos a proveedores

El departamento de cuentas por pagar es responsable de organizar y mantener la información de los proveedores, las condiciones de pago y la información del IRS W-9. El departamento de cuentas por pagar gestiona las órdenes de compra preaprobadas o verifica las compras después del punto de venta, dependiendo de la estructura de responsabilidad de la empresa. El departamento de cuentas por pagar también gestiona los informes de análisis de la antigüedad de fin de mes. Estos informes proporcionan a la dirección una imagen clara del crédito de la empresa.

Funciones misceláneas

Además de las tres funciones mencionadas anteriormente, el departamento de cuentas por pagar reduce costos reconociendo los patrones de crédito y desarrollando estrategias para ahorrar dinero en el departamento de crédito. Por ejemplo, algunas facturas contienen períodos de descuento implícitos. Las cuentas por pagar liquidarán las obligaciones de crédito dentro del plazo definido para recibir el descuento. Además, las cuentas por pagar constituyen una línea directa de contacto entre una empresa y los representantes de sus proveedores. Mantener relaciones comerciales sólidas y positivas entre la empresa y sus proveedores puede suponer ciertas ventajas, como la flexibilización de las condiciones de crédito.

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¿Qué es el proceso de cuentas por pagar?

El departamento de cuentas por pagar debe seguir lo que se conoce como proceso de cuentas por pagar. El proceso de cuentas por pagar es un conjunto de procedimientos que se llevan a cabo al realizar el pago a un proveedor. Debido al enorme volumen de transacciones que manejan muchos departamentos de cuentas por pagar, estas pautas son esenciales para mantener una información coherente y precisa.

El proceso de cuentas por pagar es el siguiente:

  1. Recibir la factura: Cuando una empresa compra bienes, recibe una factura. Las facturas son importantes porque cuantifican lo que se recibe.
  2. Revisar los detalles de la factura: El departamento de cuentas por pagar debe asegurarse de que la factura incluya el nombre del proveedor, la autorización, la fecha y los requisitos de verificación y concordancia con la orden de compra.
  3. Actualizar los registros: Una vez recibida la factura, hay que actualizar las cuentas del libro mayor. Normalmente se realiza una entrada de gastos. Este paso puede requerir o no la aprobación de la dirección.
  4. Realizar el pago: Todos los pagos deben procesarse antes o en la fecha de vencimiento especificada en la factura, según lo acordado entre el proveedor y la empresa compradora. Hay que preparar y verificar los documentos necesarios. Hay que tener en cuenta los detalles del cheque, los datos de la cuenta bancaria del proveedor, los comprobantes de pago, la factura original y la orden de compra. Al igual que en el paso anterior, la realización del pago puede requerir o no la aprobación de la dirección.

Para garantizar la seguridad del efectivo y los activos de la empresa, el proceso de cuentas por pagar debe contar con controles internos para evitar el pago de una factura fraudulenta o inexacta, o el pago accidental de una factura de proveedor dos veces.

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¿Qué se incluye en cuentas a pagar?

Estas cuentas por pagar figuran en el balance de una empresa como un pasivo corriente. Las cuentas por pagar consisten en un conjunto de créditos a corto plazo concedidos por los proveedores y acreedores de una empresa. Un departamento de cuentas por pagar también gestiona los pagos internos de los gastos de la empresa, los viajes y asuntos menores de flujo de efectivo. Comparar el balance vs. la cuenta de resultados.

Externalización del departamento de cuentas por pagar

Debido a los márgenes reducidos, muchas empresas pequeñas no mantienen departamentos de cuentas por pagar dedicados porque los profesionales financieros pueden ser costosos. Sin embargo, en FinancePal tratamos de cambiar la idea de que las pequeñas empresas no pueden permitirse profesionales financieros dedicados. La externalización de sus asuntos de contabilidad y manejo de libros, como estas cuentas por pagar, en manos de profesionales es la forma más eficiente y rentable de ahorrarle dinero a su empresa cuando llegue el momento de los impuestos. La contabilidad para startups proporcionada por FinancePal ha ayudado a miles de pequeñas empresas con sus finanzas e impuestos mediante una cómoda suscripción.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.

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