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Contabilidad y manejo de libros contables para empresas nuevas (startups)

February 10th, 2020

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Así que ha convertido su gran idea en una lucrativa oportunidad de negocio, ha empezado a hacer ventas y ahora está pensando en los procesos que pueden ayudar a llevar su negocio al siguiente nivel. Como propietario de una nueva empresa, es probable que su atención se centre en la captación de clientes y la generación de ingresos. Si bien estos aspectos son clave para el éxito de su negocio, también lo son sus finanzas.

La contabilidad para las nuevas empresas es especialmente importante porque, para mantener registros financieros precisos, es necesario implementar un sistema de contabilidad, incluyendo el manejo de libros, que le permitirá mantener las transacciones financieras organizadas a medida que este aspecto de su negocio se vuelva cada vez más complejo.

Nuestra guía de consejos sobre el manejo de libros y la contabilidad para startups le ayudará a comprender mejor por qué necesita dar prioridad a las finanzas de su negocio y cómo hacerlo. Si tiene preguntas específicas sobre la contabilidad o el manejo de libros de una nueva empresa, utilice estos enlaces para navegar por la guía:

¿Por qué es importante la contabilidad para la puesta en marcha de un negocio?

Contabilidad vs. manejo de libros para startups

¿Cómo se establece la contabilidad en las empresas startup?

¿Cuáles son los fundamentos de la contabilidad para las nuevas empresas?

7 consejos de manejo de libros para startups

¿Cuándo se debe contratar a un contador?

Por qué FinancePal es una solución contable de confianza para las startups

Está listo para configurar el sistema de contabilidad de su startup

¿Por qué es importante la contabilidad para la puesta en marcha de un negocio?

La contabilidad es una parte esencial de cualquier negocio, incluso durante la fase de inicio. Una vez que usted ha puesto en marcha su idea, haya establecido la estructura de su negocio, y haya determinado su logística básica, debe empezar a pensar en la contabilidad. Dado que el dinero es lo que en última instancia impulsará el éxito de su empresa, la forma en que gestione sus finanzas desempeñará un papel importante en la viabilidad de su empresa.

Aunque pueda parecer que sus gastos no son lo suficientemente complejos como para requerir una gestión tan formal, hacerlo puede beneficiar significativamente a su negocio a largo plazo. Algunas de los beneficios más notables de establecer una contabilidad durante la puesta en marcha de su empresa incluyen:

    • Organización financiera óptima.
    • Reflejo preciso de la posición financiera.
    • Incremento en la eficiencia.
    • Mayor probabilidad de recibir financiamiento de los inversionistas.
    • Identificación temprana de los riesgos o debilidades financieras.
    • Mejores perspectivas de estabilidad financiera.
    • Disponer de registros detallados del historial financiero.
    • Llevar un registro de las deudas.
    • Comparar el negocio con los competidores.

De forma similar, no implementar los procesos contables desde el principio puede tener consecuencias costosas para su startup. Los riesgos de descuidar la contabilidad de su startup incluyen:

    • Dificultad de previsión.
    • Incertidumbre sobre su posición financiera.
    • Incapacidad de proporcionar a los inversionistas datos financieros detallados.
    • Mayor dificultad para conseguir financiamiento.
    • Historial financiero limitado al que referirse.
    • Mayor riesgo de información financiera imprecisa.
    • Posibles problemas con el IRS y otras agencias de información.

Por estas razones (entre otras), se suele recomendar que las empresas den prioridad a la contabilidad desde el principio. Dicho esto, la contabilidad no tiene por qué ser un proceso grande e intimidante.

Siga leyendo para saber más sobre los fundamentos de la contabilidad y cómo puede implementar un sistema de contabilidad útil para su startup.

Contabilidad vs. manejo de libros para startups

A pesar de la común equivocación, el manejo de libros y la contabilidad no son lo mismo. Sin embargo, ambas son fundamentales para la salud financiera de su empresa. Definamos rápidamente estos dos conceptos para que sea más fácil entender la diferencia entre contabilidad y manejo de libros:

Manejo de libros: Seguimiento diario de las finanzas de la empresa y mantenimiento de los registros. Las responsabilidades de un contador especializado en libros contables pueden incluir la recopilación y el registro de las facturas de los clientes, el pago a los proveedores, la conciliación de las cuentas bancarias, etc.

Ejemplo: Cuando reciba una factura de uno de sus proveedores, su contador especializado en libros contables se asegurará de que se pague y registrará la transacción.

Contabilidad: Utilizar los registros financieros del negocio para analizar la salud de la empresa y hacer recomendaciones. Como parte de su función laboral, los contadores se encargarán de revisar los informes financieros para comprobar su exactitud, de ayudar con el presupuesto de la empresa y de garantizar que los informes financieros estén en cumplimiento.

Ejemplo: Una vez generados los estados financieros, los contadores los revisarán para detectar cualquier inexactitud y utilizarán los documentos para asesorarle en la elaboración de presupuestos y otros asuntos financieros.

Como puede ver, el manejo de libros y la contabilidad van de la mano, pero las dos funciones suelen dividirse en dos papeles diferentes: el contador especializado en libros contables y el contador. Mientras que el contador especializado en libros contables se encarga de hacer un seguimiento de todas las transacciones y de mantener los registros financieros al día, el contador revisará sus registros financieros para identificar problemas y recomendar soluciones para mejorar el bienestar financiero y el crecimiento de su negocio.

¿Cómo se establece la contabilidad en las empresas startup?

Si bien es cierto que la contabilidad debe ser una prioridad, durante la fase de inicio, usted puede comenzar con medidas sencillas y aumentar la formalidad de sus procesos contables a medida que crezca su negocio.

Para configurar la contabilidad de su startup, aquí hay 7 sencillos pasos que debe seguir:

Paso 1: Abrir una cuenta bancaria para empresas

Abrir una cuenta bancaria para su empresa es bastante sencillo y sólo requiere unos pocos pasos. Para empezar, deberá decidir en qué entidad bancaria desea abrir una cuenta. Para algunos propietarios de empresas, la comodidad es fundamental, así que puede considerar la posibilidad de abrir su cuenta comercial en el mismo banco que utiliza para su cuenta personal; la mayoría de los bancos ofrecen ambos tipos de cuentas. O bien, puede buscar las mejores ventajas, como tarifas bajas, ubicaciones cercanas a su lugar de residencia o de trabajo, u otros beneficios que sean importantes para usted.

Cuando esté listo para abrir su cuenta comercial, tendrá que proporcionar cierta información de identificación y documentación comercial, como un acuerdo de asociación (si lo tiene), su Número de Identificación de Empresa (EIN), y un certificado de nombre comercial ficticio (si es que aplica).

Paso 2: Siga de cerca sus ventas y gastos

Al principio, la mayoría de sus transacciones serán probablemente ventas y gastos. Llevar un seguimiento minucioso de estas cifras es crítico para mantener registros financieros precisos. Básicamente, querrá establecer un sistema de manejo de libros.

También querrá guardar todos los registros de los pagos, tanto los que ha hecho como los que ha recibido. Esto no sólo le permitirá presentar pruebas en caso de que sus registros sean auditados, sino que también le permitirá consultarlos en caso de que encuentre una discrepancia.

Paso 3: Implemente un sistema de pago

Cuando uno empieza, puede ser desafiante llevar la cuenta de todo el dinero que se le debe. Para evitar perder dinero, cometer posibles errores en la contabilidad y tener problemas para cobrar a los clientes, hay que averiguar cómo se van a gestionar los pagos. En la mayoría de los casos, un simple sistema de facturación servirá para.

Paso 4: Establecer un proceso para comprobar regularmente las métricas clave

Como en cualquier otro sector de su negocio, va a querer controlar ciertos aspectos de las finanzas de su startup. Para vigilar la salud de las finanzas de su negocio, querrá comprobar regularmente algunas métricas clave, como:

Paso 5: Establezca un sistema de nómina

Si va a tener empleados, necesitará tener un sistema de nóminas. Disponer de una nómina en el momento de contratar a su primer empleado le ayudará a asegurarse de que se les pague a tiempo y con exactitud, lo que les beneficiará a ambos. No se preocupe si no sabe cómo configurar las nóminas, puede utilizar nuestra guía paso a paso o contratar nuestros servicios de nóminas flexibles.

Paso 6: Externalice el manejo de libros y la contabilidad a un proveedor confiable

Como propietario de una empresa nueva, su tiempo es limitado. Y si usted no tiene mucha experiencia en finanzas empresariales, manejar la contabilidad por su cuenta no sólo puede llevarle mucho tiempo, sino que lo expone a cometer errores que pueden ser costosos y perjudiciales para el crecimiento de su empresa.

En su lugar, debería encontrar un servicio profesional en el que pueda confiar para que se encargue de estas importantes responsabilidades. Antes de decidirse por un proveedor, asegúrese de investigar. Si usted va a utilizar un proveedor externo, querrá saber que las finanzas de su negocio están en las mejores manos.

Como ocurre con muchos recursos empresariales, los servicios de contabilidad y manejo de libros basados en la nube son la principal opción para muchas empresas modernas. Muchos propietarios prefieren los servicios basados en la nube para la contabilidad y el manejo de libros, así como para otras herramientas, porque así se aseguran de que sus registros estén siempre actualizados, no tienen que preocuparse por la pérdida de datos importantes y es fácil escalar y cambiar a medida que su empresa crezca.

Paso 7: Conozca sus obligaciones fiscales

Cuando configure la contabilidad de su negocio, también debe investigar las obligaciones fiscales para determinar cómo sus elecciones podrían impactar cuando deba pagar los impuestos. Por ejemplo, puede ser responsable de pagar los impuestos sobre las ventas y el uso, y si no lo hace, podría enfrentarse a sanciones del IRS. Por otro lado, estar familiarizado con los impuestos de la pequeña empresa también puede ayudarle a aprovechar ciertos créditos y deducciones fiscales, que pueden ayudarle a ahorrar dinero.

Para obtener más consejos de contabilidad para las nuevas empresas que le ayuden a convertir su negocio en un éxito financiero, consulte esta útil lista de comprobación para las nuevas empresas de NYC.gov. ¿Necesita ayuda para configurar la contabilidad de su pequeña empresa? FinancePal se lo facilita.

¿Cuáles son los fundamentos de la contabilidad para las nuevas empresas?

Cualquier fuente creíble de consejos de contabilidad para empresas nuevas enfatizará la importancia de tener una comprensión de los fundamentos de la contabilidad. Antes de tomar cualquier decisión, debería estar familiarizado con ciertos aspectos de la contabilidad, como:

    • Términos que debe conocer.
    • Contabilidad de efectivo o caja vs. contabilidad de devengo.
    • 5 principios básicos de la contabilidad.
    • El ciclo contable.

Cubramos los aspectos básicos de la contabilidad que debe conocer…

10 términos contables que debe conocer

Uno de los mejores consejos de contabilidad para los startups es conocer los términos básicos de contabilidad. De este modo, tanto si lleva la contabilidad por su cuenta como si la lleva un profesional, podrá entender lo que ocurre con la situación financiera de su empresa.

Aunque no esperamos que se convierta en un experto, estos son algunos de los términos de contabilidad y manejo de libros más importantes con los que debería estar familiarizado:

    • Gasto: Costos en los que se incurre para generar ingresos para su negocio.
    • Ingresos: Los ingresos que obtiene su startup de las actividades empresariales, incluida la venta de bienes o servicios prestados.
    • Activo: Incluye los activos tangibles e intangibles que posee la empresa. Algunos ejemplos comunes de activos tangibles son los bienes, el equipo, los terrenos y el dinero en efectivo. Los activos intangibles incluyen los derechos de autor, las patentes y otros similares.
    • Pasivo: Las deudas que su empresa posee como parte de sus operaciones comerciales, incluidas las deudas con los proveedores, los empleados y el gobierno. Hay muchos tipos de pasivos, como las cuentas por pagar, los impuestos sobre los ingresos, los ingresos no devengados y los pagos de la hipoteca.
    • Cuentas por pagar: Dinero que su empresa debe a los proveedores o acreedores por bienes, materiales y similares.
    • Cuentas por cobrar: Dinero que se le debe a su empresa por bienes o servicios.
    • Hoja de balance: Informa de los activos, pasivos y fondos propios de la empresa durante un periodo.
    • Cuenta de resultados: Muestra los ingresos y gastos durante el periodo.
    • Año fiscal: El periodo de un año que se utiliza para los impuestos y la contabilidad. Un año fiscal puede ser el mismo que el año natural o diferente.
    • Relación de margen de beneficio neto: Mide la rentabilidad de su negocio determinando el porcentaje de beneficio que ha resultado de las actividades del negocio, menos sus gastos.

Contabilidad de efectivo o caja vs. contabilidad de devengo

El método de contabilidad que elija para su empresa puede tener un impacto duradero en sus registros financieros. Aunque puede cambiarse, es importante entender cómo funcionan los distintos métodos de contabilidad y por qué debería utilizar uno en lugar de otro. A la hora de elegir entre la contabilidad de efectivo o caja o la contabilidad de devengo, estos son los factores más importantes que debe tener en cuenta:

Contabilidad de efectivo o caja: En la contabilidad de efectivo, las transacciones se registran cuando se envía o recibe dinero por bienes o servicios.

    • La contabilidad de efectivo o caja ofrece una visión precisa del flujo de efectivo, pero la información sobre las ventas y las existencias es inexacta y las perspectivas a largo plazo son escasas.
    • La contabilidad de efectivo o caja es más sencilla de aplicar.
    • La contabilidad de efectivo suele recomendarse para las empresas estacionales o las organizaciones sin fines de lucro.

Contabilidad por el principio de devengo: En la contabilidad por devengo, las transacciones se registran cuando se intercambian bienes o servicios, independientemente del pago.

    • La contabilidad por el principio de devengo permite conocer mejor la situación financiera general de la empresa.
    • La contabilidad por el principio de devengo suele recomendarse a las empresas que necesitan solicitar financiamiento, tienen la intención de salir a bolsa o planean vender pronto.
    • Las empresas que tienen mucho inventario suelen querer utilizar el método de devengo.

Los 5 principios contables básicos

Tanto si usted se encarga de su contabilidad como si lo hace un profesional, hay cinco principios contables básicos que deben seguirse siempre:

1. El principio de los ingresos

Los ingresos se obtienen cuando se realiza una venta y se proporcionan los bienes a la otra parte, no cuando simplemente se cobra el dinero por los bienes o servicios.

Ejemplo: Supongamos que usted tiene su propia empresa de diseño web. Una aplicación del principio de los ingresos sería registrar los ingresos por el trabajo cuando usted complete el proyecto y lo entregue al cliente, independientemente de cuándo le paguen por los servicios.

2. El principio de los egresos

Un egreso o gasto se produce cuando la empresa recibe los bienes o servicios, no cuando usted recibe la factura.

Ejemplo: Si usted va a mandar a pintar un mural en la oficina de su startup, deberá contabilizar ese gasto cuando se realice el servicio, no cuando reciba la factura del artista.

3. El principio de concordancia

Los egresos deben coincidir con los ingresos. Así, cuando se vende un artículo, se debe contabilizar el gasto de los materiales utilizados para crear ese artículo cuando se compra ese bien.

Ejemplo: Supongamos que tiene su propia tienda de flores. Una aplicación del principio de correspondencia sería registrar el costo de los bienes vendidos (para las flores, macetas y otros suministros utilizados para crear sus productos) cuando usted vende las plantas en maceta, ramos de flores, etc.

4.  El principio de los costos

Al registrar los gastos debe utilizarse el costo histórico, no su valor actual de mercado.

Ejemplo: Digamos que usted ha comprado un bien inmueble u otro activo, registrará el costo que realmente pagó por el activo, sin importar si el valor de reventa ha cambiado o no.

5. El principio de objetividad

La información financiera de una empresa debe basarse en datos objetivos y verificables.

Ejemplo: Cuando se registra una transacción, se debe utilizar documentación objetiva para verificar la información de la transacción, de modo que no haya lugar para la parcialidad (con respecto al valor objetivo) o el error.

El ciclo contable explicado

El ciclo contable es el proceso que se sigue al registrar las transacciones comerciales. Hay ocho pasos básicos en el ciclo contable que deben completarse para garantizar la máxima precisión.

1. Identificar y analizar las transacciones

Encuentre todas las transacciones que han tenido lugar durante el período. Las transacciones suelen encontrarse revisando las facturas, los extractos bancarios, etc.

2. Registrar las transacciones

Las transacciones se registran en sus correspondientes diarios; la mayoría de las transacciones formarán parte del diario general. Se deben hacer dos entradas para cada transacción, un débito y un crédito.

3. Publicar entradas en el diario

Los asientos deben contabilizarse en el libro de contabilidad general. Los asientos deberán añadirse a la cuenta correcta, como efectivo, gastos o inventario.

4. Calcular el balance de comprobación no ajustado

Esta es una oportunidad para encontrar errores comprobando si los débitos y los créditos coinciden mediante la suma de ambos.

5. Crear una hoja de cálculo y realizar entradas de ajuste

Este paso le permite realizar asientos de ajuste para corregir cualquier error o descuido que se haya producido anteriormente.

6. Ajustar el balance de comprobación

Una vez realizados los asientos de ajuste, es necesario calcular un balance de comprobación ajustado para verificar que se han corregido los errores.

7. Generar estados financieros

Ahora que los registros deben ser precisos, la información puede utilizarse para generar los estados financieros del período.

8. Cerrar los libros

Se cierran todas las cuentas temporales (ingresos, gastos y reintegros) y el ciclo contable se reinicia para el siguiente periodo.

Como puede ver, es mucho lo que hay que hacer para mantener unos libros y registros financieros precisos. Con todas las responsabilidades que ya tiene como propietario de un negocio, asumir estas responsabilidades financieras puede resultar abrumador, sobre todo si no ha supervisado las finanzas del negocio antes.

Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos de la contabilidad para las nuevas empresas, vamos a enfocarnos en algunos aspectos esenciales del manejo de libros.

7 consejos de manejo de libros para startups

Cuando se trata del manejo de libros para startups, hay varios consejos clave a tener en cuenta:

    1. Registre las transacciones en el momento en que se produzcan, de lo contrario se está abriendo a un margen de error y tendrá que dedicar mucho tiempo a ponerse al día con el manejo de libros.
    2. Planifique siempre con anticipación los gastos importantes. De ser posible, debería tener una cuenta de ahorros para su negocio.
    3. Lleve un registro de todos los gastos, por pequeños o insignificantes que parezcan.
    4. No permita que las facturas queden sin pagar durante largos períodos de tiempo.
    5. Automatice el manejo de libros si puede.
    6. Deje que un tercero se encargue de la contabilidad de su empresa.

Seguir estos consejos le ahorrará tiempo y frustración, y le ayudará a garantizar que sus libros sean precisos y estén al día.

Pruebe hoy mismo nuestros servicios de contabilidad para startups.

Ver más

¿Cuándo se debe contratar a un contador?

Cuando se trata de la contabilidad de las empresas nuevas, no hay dos negocios que sean iguales. Dicho esto, usted debe contratar a los contadores tan pronto como su negocio empiece a ganar dinero y sea viable. Aunque es posible que al principio no haya mucha actividad financiera, puede utilizar su orientación para tomar decisiones financieras acertadas para su startup.

Por lo general, cuanto antes, mejor, ya que se establecerá con las mejores prácticas financieras desde el principio.

FinancePal no sólo ayuda con la contabilidad, también ofrecemos manejo de libros para startups.

Por qué FinancePal es una solución contable de confianza para los startups

FinancePal ha ayudado a muchas empresas nuevas y pequeñas a comenzar con el pie derecho sus finanzas proporcionando servicios de contabilidad y manejo de libros en línea confiables, accesibles y asequibles. Independientemente de lo avanzada que esté su empresa, nuestra plataforma de manejo de libros le ayudará a estar al tanto de sus finanzas.

Además de los registros financieros actualizados y precisos, tendrá acceso a los estados financieros semanales y mensuales, lo que le permitirá planificar las necesidades futuras, crecer estratégicamente y conseguir los inversores que necesita para que su empresa sea un éxito. En FinancePal, hacemos que la contabilidad de las startups sea más fácil que nunca.

Está listo para configurar el sistema de contabilidad de su startup

Dé el siguiente paso en el camino de su empresa hacia el éxito implementando su propio sistema de contabilidad. Cuando esté preparado, considere la posibilidad de actualizar sus prácticas contables a un sistema más sofisticado que le quitará la carga de la contabilidad y el manejo de libros en manos de los profesionales.

En FinancePal, nos enorgullecemos de ayudar a que empresas como la suya tengan éxito con nuestros servicios avanzados de contabilidad y manejo de libros en línea, orientados al cliente. Además, nuestro equipo de expertos financieros está siempre disponible para ofrecer asesoramiento contable a las empresas de nueva creación que quieran asegurarse de que su negocio está en la mejor posición posible.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.

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