Cómo configurar la nómina: Guía completa | FinancePal
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Cómo configurar la nómina

September 5th, 2019

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Ser propietario de un nuevo negocio no es tarea fácil. Pero si por fin ha conseguido poner en marcha la empresa de sus sueños, ha llegado el momento de contratar nuevos empleados. No hay nada más satisfactorio que darse cuenta de que ha creado un negocio que le permite dar trabajo a la gente para que puedan ganarse la vida. Sin embargo, para poder ganarse la vida, sus empleados tienen que cobrar. Tanto si contrata a una sola persona como a varias docenas, necesita saber cómo configurar las nóminas. Para muchos propietarios de negocios nuevos como usted, configurar las nóminas y aprender a hacerlas manualmente puede parecer una tarea abrumadora.

Para aliviar sus preocupaciones y asegurarse de que procesa cada cheque de pago correctamente y a tiempo, hemos creado una guía de “cómo” para empezar. Siguiendo estos ocho pasos sobre cómo hacer las nóminas, podrá salir de la oficina y volver al trabajo con sus trabajadores satisfechos y debidamente remunerados. Utilice estos enlaces para avanzar rápidamente por el artículo o lea nuestra guía de principio a fin para obtener una visión general de cómo configurar las nóminas.

Paso 1: Obtener un número de identificación de empresa (EIN)

Antes de aprender a configurar las nóminas, tiene que asegurarse de que tiene todo el trabajo de base. Esto significa que tiene que obtener un número de identificación fiscal de la empresa, que es su número de identificación como empleador (EIN). Para solicitar un EIN, debe tener un número de Seguro Social o un número de identificación de contribuyente individual y solicitarlo en el sitio web del IRS, por fax o por correo. Un EIN es un número de nueve dígitos que se asigna a las entidades comerciales para identificar a los contribuyentes que deben presentar diversas declaraciones de impuestos comerciales.

Los empleadores, los propietarios únicos, las corporaciones, las sociedades, las asociaciones sin ánimo de lucro, los fideicomisos, las herencias de difuntos, las agencias gubernamentales, ciertos individuos y otras entidades comerciales deben tener un EIN. Junto con un EIN, las empresas también necesitan las licencias comerciales adecuadas emitidas por las agencias locales, estatales y federales, junto con otros trámites adicionales. Sin embargo, se supone que, si está buscando establecer una nómina, ya tiene su negocio establecido. Si está buscando iniciar un negocio, puede consultar nuestra sección de formación de entidades. O, si necesita ayuda para iniciar su negocio, puede hablar con uno de nuestros profesionales de FinancePal para conocer nuestros servicios de formación de entidades.

Paso 2: Obtener un número de identificación fiscal estatal (si es que aplica)

Además de su EIN, es posible que tenga que obtener un número de identificación empresarial local o estatal antes de establecer la nómina, si así lo exige el estado en el que opera. Su EIN y su número de identificación fiscal estatal funcionan como un número del Seguro Social, pero para su empresa. La obtención de un número de identificación fiscal estatal es similar a la obtención de un número de identificación fiscal federal, pero varía según el estado. Merece la pena investigar las obligaciones fiscales de su estado para determinar las leyes del impuesto sobre los ingresos y del impuesto sobre el empleo, para saber cuánto tiene que pagar de impuestos estatales. Para saber cómo obtener su número de identificación fiscal estatal, puede buscar su estado en el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de EE.UU.

Paso 3: Recoger la información de sus empleados

El siguiente paso para saber cómo empezar a pagar las nóminas es recopilar la información de sus empleados. La información que va a necesitar recopilar de sus empleados incluye su:

    • Nombre legal completo.
    • Fecha de inicio del empleo y/o fecha de finalización.
    • Número de Seguro Social para la declaración de impuestos.
    • Fecha de nacimiento.
    • Dirección actual.
    • FMS-2231, que se utiliza para el depósito directo.
    • DL Form 1-65, formulario de contacto de emergencia.
    • SF-265, formulario de autoidentificación de discapacidad.

Además, tendrá que recabar los siguientes formularios de sus empleados a efectos fiscales:

    • Formulario 1-9: Este formulario verifica si un empleado tiene derecho a trabajar en Estados Unidos. El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. utiliza este formulario para verificar la identidad y la autorización legal para trabajar de los ciudadanos y no ciudadanos en los EE.UU. Como empleador, debe conservar el formulario I-9 de cada empleado durante tres años en caso de que los funcionarios del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) realicen una inspección.

    • Formulario W-4: Un W-4 es un Certificado de Retención de Impuestos que permite a los empleados informarle sobre cuántos subsidios están reclamando a efectos fiscales. Un W-4, le indica cuánto dinero en impuestos debe retener de su cheque de pago. Por ejemplo, cuantos más subsidios o dependientes, como hijos, tenga un empleado, menos impuestos sobre la nómina se le descontarán en cada período de pago.
    • Formulario W-9: Si su empresa depende de contratistas independientes, tendrá que recabar su formulario W-9. Este formulario le servirá para la contabilidad al final del año. No tendrá que enviar por correo los W-9 de sus empleados al IRS. En su lugar, estos formularios serán utilizados por usted para llenar el formulario 1099-MISC al final del año fiscal, que cubriremos en la siguiente sección.
    • Formularios de nueva contratación: Cuando contrate a nuevos empleados, también tendrá que llenar y completar los formularios de nuevas contrataciones. La Oficina de Cumplimiento de la Manutención Infantil utiliza los formularios de nuevas contrataciones para localizar a los padres responsables del pago de la manutención infantil. Los organismos de notificación de nuevas contrataciones varían según el estado, que puede encontrar aquí.

Además de los formularios fiscales de sus empleados, también tendrá que presentar una serie de formularios fiscales para su empresa. Como propietario de un nuevo negocio, invertir en servicios de manejo de libros para pequeñas empresas le asegurará maximizar sus ahorros fiscales evitando responsabilidades y sanciones. Al realizar las nóminas, debe asegurarse de que sus empleados y su entidad comercial cotizan al Seguro Social y a los impuestos de Medicare. También tendrá que asegurarse de que su negocio está pagando el Impuesto Federal de Desempleo. Actualmente, los impuestos sobre las nóminas, que se destinan principalmente al Seguro Social y a la parte A de Medicare, son la segunda fuente de ingresos más importante, con un promedio del 34% de los ingresos totales. Esta estadística muestra la importancia de los impuestos sobre las nóminas para contribuir a estos importantes programas federales.

Para asegurarse de que está cumpliendo con su deber para con el público americano, aquí está la forma de pagar estos impuestos:

    • Impuestos del Seguro Social Para pagar los impuestos del Seguro Social, el Departamento de Tesorería de los Estados Unidos creó el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales, que es de uso gratuito. El impuesto del Seguro Social se reparte a partes iguales entre el empleado y el empleador en un 12,4 por ciento hasta un importe máximo del salario del empleado, que es de $132.900 a partir de 2019. Esto significa que usted retendrá el 6,2 por ciento del salario del empleado en cada período de pago, y pagará el 6,2 por ciento hacia los impuestos del Seguro Social usted mismo.

Si es un nuevo empleador, puede consultar la Guía de Impuestos del Empleador del IRS para obtener detalles sobre la inscripción. También debe depositar el impuesto sobre los ingresos federales quincenal o mensualmente.

    • Impuestos de Medicare: Medicare es un programa federal de seguro médico al que deben contribuir los empleados y las empresas. El impuesto de Medicare es del 2,9 por ciento, dividido en partes iguales por el empleado y el empleador, lo que significa que usted retiene el 1,45 por ciento del salario de un empleado por período de pago, y paga el 1,45 por ciento en impuestos cada período de pago.

impuestos de Medicare, como los del Seguro Social. Por lo tanto, los declarantes casados que ganan más de $250.000, los declarantes casados que declaran por separado y ganan más de $125.000, y los declarantes solteros que ganan más de $200.000 son gravados con un 0,9 por ciento adicional, llevando el total al 2,35 por ciento. Sin embargo, como empleador, usted sólo tendría que pagar el 1,45% en impuestos.

Al igual que en el caso del Seguro Social, puede pagar los impuestos de Medicare a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales.

    • Impuesto Federal de Desempleo Por último, tendrá que pagar el Impuesto Federal de Desempleo, también conocido como FUTA, así como los impuestos de los programas estatales de desempleo. Estos programas proporcionan una compensación a los trabajadores que perdieron su trabajo y ahora están desempleados. Los impuestos FUTA se reportan en el formulario 940 del IRS, y en 2019, la tasa FUTA es del 6 por ciento sobre los primeros $7,000 en salarios. Después de eso, ya no es necesario pagar los impuestos FUTA. Sin embargo, si usted vive en un estado de reducción de crédito, puede tener acceso a un crédito del 5,4 por ciento.

Paso 4: Clasificar a sus trabajadores

El siguiente paso para saber cómo hacer la nómina requiere unos cuantos formularios fiscales más. Cuando empiece a configurar la nómina, tiene que decidir cómo va a clasificar a sus trabajadores. Hay tres maneras de clasificar a sus trabajadores, que incluyen:

Empleados de tiempo completo

Los empleados de tiempo completo se consideran empleados de contratación directa, lo que significa que trabajan para usted bajo su supervisión. Con los empleados a tiempo completo, usted (el empleador) tendrá que llenar y expedir a cada empleado el formulario W2 del IRS. En este formulario, usted informa de los salarios pagados a un empleado y la cantidad de dinero que retuvo de sus cheques para efectos fiscales.

Empleados de medio tiempo

Los empleados de medio tiempo o de temporada también son considerados empleados contratados directamente porque trabajan para usted bajo su supervisión. La única diferencia es que los empleados a tiempo parcial se clasifican como trabajadores que trabajan menos de 35 horas a la semana, a diferencia de los trabajadores a tiempo completo que trabajan 40 horas a la semana. Los empleados de medio tiempo también recibirán el formulario W2 del IRS al final del año. Los empleados utilizarán su formulario W2 cuando llenen el formulario 1040 del IRS para completar sus declaraciones de impuestos federales personales.

Contratistas independientes

Un contratista independiente es una persona o empresa que presta servicios en virtud de un contrato escrito o verbal, pero que no está bajo su supervisión directa. Por ejemplo, si usted está comenzando un nuevo negocio, puede contratar a un desarrollador web para poner en marcha su tienda en línea. En la sección anterior en la que hablamos del formulario W-9 del IRS, mencionamos que lo va a necesitar para completar el formulario 1099-MISC del IRS.

Si usted contrata empleados, les dará, así como al IRS, un formulario 1099-MISC si les paga más de $ 600 durante el año. El formulario 1099-MISC informa de los ingresos diversos, como los procedentes de alquileres, premios, recompensas y derechos de autor. Sin embargo, es más popular para los pagos que se hicieron en lugar de dividendos, lo que se aplica a los trabajadores contratados. En el formulario, el importe de los ingresos aparecerá como compensación de no empleados.

Debido a que los contratistas independientes se consideran trabajadores independientes, son responsables de pagar los impuestos que deben al final del año. A la hora de pagar a los contratistas independientes, usted puede decidir cómo pagar sus salarios brutos en función de su acuerdo. Por ejemplo, puede pagarles por las horas trabajadas, cuando lleguen a ciertas etapas del proyecto o al final del mismo.

Paso 5: Elija cómo le va a pagar a sus empleados

Ahora que todo el asunto de los impuestos está resuelto, es hora de pasar a la parte divertida. El siguiente paso para aprender a configurar la nómina es decidir cómo quiere pagar a sus empleados. Estas opciones incluyen:

Por hora

Si tiene empleados que van a trabajar diferentes horas semana a semana, lo mejor es pagarles por hora. Por ejemplo, si sólo necesita un empleado durante 15 horas una semana, y 33 horas la siguiente, un pago por hora se adaptará mejor a este horario. Los trabajadores por hora suelen clasificarse como “no exentos”. No exento es un término legal que significa que los trabajadores por hora pueden hacer horas extras y cobrarlas. Las horas extras son cuando un trabajador trabaja más de 40 horas a la semana, y el empleador paga tiempo y medio, que es 1,5 veces la tarifa por hora regular del empleado.

Salario

Si espera contratar a empleados que trabajen el mismo número de horas, semana tras semana, lo mejor es darles un salario. Tanto los trabajadores a tiempo parcial como los de jornada completa pueden recibir un salario. Así que, tanto si usted contrata a alguien para que trabaje 15, 23, 32 o 40 horas a la semana, todos ellos pueden recibir un salario si sus horas son las mismas.

Con un salario, no hay una norma de pago por hora. En su lugar, el empresario creará una retribución periódica fija que se expresa como un total anual. Por ejemplo, un empleado asalariado puede tener unos ingresos anuales de 60.000 dólares. Con 52 semanas en un año, este empleado ganará aproximadamente 1.153 dólares cada semana antes de restar los impuestos y otras retenciones.

La diferencia entre los empleados asalariados y los empleados por hora es su estatus de exención. Mientras que los empleados por hora no exentos están sujetos al pago de horas extras, los asalariados no lo están. Los empleados asalariados suelen estar exentos, a menos que se indique lo contrario, y no pueden recibir el pago de horas extras si deciden trabajar más de 40 horas a la semana.

Comisión

Otra forma popular de pago es la comisión. Los empleados que reciben una comisión suelen recibir un salario bajo pero obtienen mayores beneficios en función del número de ventas que realizan. Los empleados a comisión suelen ser personal de ventas. Por ejemplo, la mayoría de los vendedores de automóviles reciben un salario base pero ganan una comisión por el número de ventas de automóviles que realizan.

Leyes de salario mínimo

Cuando usted decida cómo va a pagarle a sus empleados, es importante que tenga en cuenta las leyes de salario mínimo. Tanto si se decide por el salario por hora, como por el salario por comisión, todos los empleados deben ganar el salario mínimo federal, que está fijado en $7.25 la hora. Sin embargo, algunos estados e incluso ciudades han establecido sus propios salarios mínimos, que llegan hasta los $15 por hora. Algunos estados también pueden establecer salarios mínimos diferentes para empleados específicos, como las camareras o los barberos, que reciben propinas.

Por tanto, verifique las leyes estatales y locales para asegurarse de que está cumpliendo con las regulaciones y pagando a sus empleados la cantidad que les corresponde. Puede consultar las leyes de salario mínimo de su estado en el sitio web del Departamento de Justicia aquí.

Paso 6: Elija un período de pago

Una vez que haya decidido cómo piensa pagar a sus empleados, es el momento de elegir cuándo pagarles. Este paso en el aprendizaje de cómo configurar las nóminas es importante porque debe cumplir con la Ley Federal de Normas Laborales y los requisitos estatales de días de pago para cuándo y cómo pagar a los empleados. Típicamente, a los empleados se les debe pagar en un ciclo regular o fecha de pago dentro de los siete a treinta días desde que trabajaron y ganaron su paga. Estas son las opciones de periodos de pago:

Semanal

Para las empresas con trabajadores de medio tiempo o de nivel básico, como las tiendas minoristas y los restaurantes, es común pagarle a los empleados cada semana. Esto se debe a que estos empleados son más propensos a trabajar horas extras, por lo que un programa de pago semanal le permitirá determinar si un empleado trabajó más de 40 horas. Esto también significa que usted ejecutará su nómina 52 veces al año, lo que puede resultar costoso si su proveedor de servicios de nómina cobra por cada ejecución de nómina.

Quincenal

La nómina quincenal es el método más común de pago de nóminas porque reduce el número de ejecuciones de nómina a 26 veces al año. Sin embargo, esto significa que los empleados deben ser conscientes de que tienen que presupuestar sus gastos, para no quedarse sin dinero antes del siguiente ciclo de pago. Las nóminas quincenales suelen ser utilizadas por las entidades que contratan personal profesional que está exento del pago de horas extras y recibe un salario.

Bimestral

La nómina bimestral es similar a la quincenal, pero en lugar de cobrar 26 semanas a lo largo del año, los empleados cobrarán 24 semanas a lo largo del año. Esto se debe a que la nómina sólo se realizará dos veces al mes, normalmente los días 1 y 16 de cada mes. Los empresarios calcularán el número de horas que el empleado ha trabajado entre los ciclos de pago o, si es asalariado, dividirán su salario anual entre 24.

Mensual

Los organismos públicos y las grandes empresas que tienen personal exento de sueldo suelen establecer una nómina mensual. Aunque esta es la forma de pago más sencilla para este tipo de empresas y organismos, no es la preferida por los empleados porque tendrán que esperar entre 28 y 31 días entre los cheques de pago. Esto significa que los empleados deben hacer un presupuesto inteligente y eficiente para evitar gastar demasiado dinero a principios de mes.

Paso 7: Decida si va a ofrecer beneficios

Como empleador, no está obligado a ofrecer beneficios a los empleados, como tiempo libre pagado y beneficios de traslado al trabajo. Sin embargo, si lo hace, es más probable que retenga a los empleados, tenga una mayor satisfacción de los empleados y un mejor ambiente de trabajo en general. El Estudio de la Nación de Buscadores de Empleo 2019 descubrió que los principales beneficios que los buscadores de empleo estadounidenses esperan de los empleadores en 2019 incluyen la atención médica (72 por ciento), el programa 401(k) (52 por ciento), la equiparación del 401(k) (42 por ciento) y la licencia parental (30 por ciento), solo por nombrar algunos.

Algunos de los beneficios más populares por los que se debería decidir a la hora de configurar la nómina son:

    • Ventajas para empleados.
      • Tiempo libre para vacaciones.
      • Tiempo de enfermedad pagado (también puede ser requerido por su estado).
      • Bonos basados en desempeño.
      • Ventajas en la oficina.
      • Trabajo remoto.
    • 401(k)
    • Beneficios de salud.
      • Seguro dental.
      • Seguro médico.
      • Seguro de vida.
      • Seguro de visión.
    • Licencia parental pagada.

Paso 8: Determine cómo configurar la nómina

¡Lo logró! Esperamos que estos consejos de contabilidad para pequeñas empresas le hayan servido hasta ahora para embarcarse en el paso final de aprender a hacer nóminas. La última pieza del rompecabezas de las nóminas es determinar cómo quiere configurarlas. La configuración de las nóminas puede adoptar unas cuantas formas, desde hacerlo a mano hasta contratar a un profesional de las nóminas. A continuación, vea las distintas formas de configurar las nóminas.

A mano

Si usted quiere seguir el camino tradicional, puede hacer su nómina a mano. Si se pregunta cómo hacer las nóminas manualmente, todo lo que necesita es una calculadora de nóminas y un sistema de contabilidad, como las nóminas de QuickBooks, y podrá calcularlas usted mismo. Sin embargo, si usted tiene más empleados, le llevará más tiempo, alejándole de sus clientes, productos y negocio. También hay más margen de error, lo que puede llevar a empleados descontentos e incluso a consecuencias legales. Saber cómo hacer las nóminas manualmente de forma correcta y eficiente es importante como propietario de un nuevo negocio para asegurarse de que todo va bien durante cada ciclo de pago.

Software de nómina

Otra opción para las nóminas es utilizar un software especializado, como Square Payroll, Gusto o QuickBooks Payroll. El uso de un software probado le dará las herramientas que necesita para ejecutar su nómina mientras le ahorra tiempo y dolores de cabeza. El uso de un software de nóminas que sea compatible con la legislación laboral le ayudará a calcular correctamente las horas extras, y a procesar tanto a los empleados contratados, como a los empleados por hora y a los asalariados.

Servicios de nómina

Si desea externalizar todas sus tareas de nómina, puede utilizar servicios de nómina en línea, como los que ofrece FinancePal. Un servicio de nóminas en línea puede acelerar el proceso de nóminas mediante:

    • Ejecución de ciclos de pago semanales, quincenales, bimestrales y mensuales.
    • Proporcionar informes de nóminas recurrentes con un análisis detallado de los gastos de nóminas de su empresa.
    • Cumplir con las leyes fiscales federales y estatales.
    • Presentando sus formularios de impuestos federales y estatales.
    • Trabajar con los empleados, contratistas y subcontratistas, y disminuir la probabilidad de que su negocio sea seleccionado para una auditoría de impuestos por el IRS.

Organización de servicios profesionales

La última opción, que también es la más cara, es contratar a una organización de servicios profesionales para que gestione sus nóminas. Estas empresas gestionarán todas sus necesidades de recursos humanos, desde las prestaciones y las nóminas, hasta la incorporación de los empleados y la elaboración de carteles de legislación laboral.

Es hora de empezar

Ahora que ya sabe cómo empezar a pagar las nóminas, es el momento de ponerse en marcha y contratar a su primer empleado. Aprender a hacer nóminas como propietario de un nuevo negocio es un trabajo duro: desde la obtención de un número de identificación de empleador hasta la elección de cómo configurar las nóminas requiere mucha reflexión y consideración. Con esta guía sobre cómo configurar las nóminas, podrá agilizar las operaciones de su negocio para que pueda mantener a sus empleados satisfechos con un cheque de pago preciso y puntual.

¿No quiere emprender esta gran tarea por su cuenta? No tiene por qué hacerlo. Hable con un experto de FinancePal para saber cómo podemos ayudarle a que la configuración y la gestión de su nómina sean lo más sencillas posible.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.

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