En 2019, el eCommerce representó $3,5 billones (3.5 trillones en inglés) de dólares en ventas minoristas en todo el mundo. Traducción: Hay mucho dinero que ganar a través de las ventas en línea.
¿Va a abrir un negocio que depende en gran medida, si no exclusivamente, del eCommerce? Entonces es importante que repase los fundamentos de la contabilidad del comercio electrónico.
Una buena contabilidad es la forma de medir la salud de su negocio y hacer crecer sus beneficios. Una mala contabilidad puede llevar a la quiebra de su empresa o, lo que es peor, a problemas con el IRS.
¿Está simplemente preparándose para el lanzamiento de su negocio de comercio electrónico? Siga leyendo: le daremos algunas notas importantes sobre el manejo de libros que le permitirán llevar una buena contabilidad para cuando abra sus puertas (en sentido figurado).
¿Ya tiene un negocio en marcha? Adelántese y lea nuestros consejos sobre cómo hacer que la contabilidad de su comercio electrónico sea más eficiente y lucrativa.
Puede que oiga a algunas personas utilizar los términos “manejo de libros” y “contabilidad” indistintamente. Pero no son lo mismo. El manejo de libros y la contabilidad están definitivamente relacionados y no se puede hacer uno sin el otro, pero hay diferentes procesos y objetivos finales para cada uno.
El manejo de libros se refiere a la tarea diaria de registrar las transacciones y los registros financieros de su empresa. Es una actividad que forma parte del funcionamiento diario de su empresa. El objetivo principal es mantener las finanzas de la empresa documentadas y organizadas. Es algo bastante burocrático.
La contabilidad es el proceso mediante el cual se utilizan los datos financieros de la empresa para hacerla más eficiente y rentable. Los contadores analizan cuidadosamente las finanzas de una empresa y calculan la mejor manera de reducir los costes, prepararse para los impuestos y hacer crecer la empresa.
No se puede hacer una buena contabilidad si no se lleva un manejo de libros preciso. Del mismo modo, es más difícil hacer un manejo de libros preciso si no se tiene un proceso de contabilidad eficiente.
A medida que vayamos avanzando, se irá haciendo una idea más clara de lo que es el manejo de libros y la contabilidad. También puede leer nuestro blog sobre el manejo de libros vs. la contabilidad si desea más información.
El manejo de libros en el eCommerce es muy similar al de cualquier otro negocio. Aquí está todo lo que necesita saber.
El aspecto más importante del manejo de libros es el registro de todas las transacciones que realiza su empresa. Una transacción es cualquier instancia en la que el dinero entra o sale de su empresa. En lo que respecta al manejo de libros, estas transacciones están relacionadas con las ventas.
Cada vez que un cliente compra un producto en su sitio web de comercio electrónico, esa es una transacción que necesita ser registrada. Cada vez que su empresa compra algo que va a vender en línea, eso también es una transacción que necesita ser registrada.
Estos son los 6 tipos de transacciones que deberá tener en cuenta:
Por qué es importante para la contabilidad:
Entonces, ¿por qué hay que registrar todas estas transacciones?
En primer lugar, hay que registrar las transacciones para poder declarar los impuestos con exactitud. Todas las empresas deben pagar impuestos a las autoridades fiscales federales, estatales y locales. Necesita llevar un registro de todas sus transacciones para saber lo que su empresa debe en impuestos.
Hay otra razón por la que necesita registrar sus transacciones: para poder determinar el beneficio bruto de su empresa. El beneficio bruto es la cantidad que ha ganado su empresa al contabilizar las ventas, los gastos operativos y el costo de las mercancías vendidas. Su ganancia bruta le ayudará a determinar la salud financiera general de su empresa cuando realice trabajos de contabilidad. Más adelante veremos esto con más detalle.
Tanto las empresas de venta al por menor como las de comercio electrónico tienen que lidiar con las devoluciones y los contracargos.
Hablemos primero de las devoluciones. Una devolución es cuando un cliente quiere devolver un producto y obtener un reembolso total o parcial. Cada empresa tiene una política de reembolso diferente – depende totalmente de usted decidir cuál es la política de reembolso de su empresa. Pero supongamos que decide aceptar el reembolso. Básicamente, el dinero saldrá de su cuenta y se pagará al cliente, por lo que debería registrarse como un gasto, ¿cierto?
No necesariamente. Las devoluciones suelen registrarse en su propia categoría de transacciones, “devoluciones y contracargos”. Pero también deben restarse de su categoría de “ingresos”. También debe tomar nota de si el producto se devuelve a su inventario o se descarta.
Hablemos ahora de un contracargo. Un contracargo es cuando una compañía de tarjetas de crédito le pide que devuelva el dinero a la tarjeta de crédito de un cliente porque fue un pago fraudulento. Los contracargos también suelen conllevar una tarifa de procesamiento adicional que usted paga a la compañía de la tarjeta de crédito, normalmente unos $10. Al igual que una devolución, un contracargo debe registrarse en la categoría “devoluciones y contracargos”. También debe restar el dinero de los ingresos, pero sólo el importe devuelto al cliente y no la tarifa de tramitación.
Por qué es importante para la contabilidad: Las devoluciones y los contracargos pueden perjudicar sus ingresos, pero no son necesariamente indicativos de la salud de su negocio, a menos que tenga demasiados. Esta información le ayudará a evaluar la calidad de los productos que vende.
Tanto las empresas de venta al por menor como las de comercio electrónico necesitan llevar un control del inventario, es decir, controlar todos los artículos que tiene en existencias y que están disponibles para que los clientes los compren. Si usted lleva la contabilidad de un negocio, es importante que sepa cuál es el inventario en cualquier momento del año.
Por qué es importante para la contabilidad: Esta información le ayudará a elaborar el presupuesto.
La tarea de preparar los estados financieros puede recaer en el contador especializado en libros contables o en el contador. Pero si usted es propietario de una pequeña empresa, probablemente la responsabilidad recaiga en usted, independientemente de ello. Los estados financieros son, en cierto modo, el resultado final del proceso de manejo de libros. En ellos se resume toda la información financiera de su empresa, y estos números le ayudarán a tomar decisiones financieras. Sí, tanto las empresas de comercio minorista como las de comercio electrónico deben preparar estados financieros.
Hay 4 tipos de estados financieros:
En primer lugar, hablemos del estado de los ingresos. La cuenta de resultados muestra la rentabilidad de la empresa durante un periodo de tiempo, normalmente un mes, un trimestre o un año. Para un periodo determinado, la cuenta de resultados resume:
Así que eso es todo, ¿verdad? Su estado de ingresos es todo lo que necesita para la contabilidad.
No exactamente. Una cuenta de resultados sólo le ofrece una imagen a corto plazo de la salud financiera de su empresa. Si desea una imagen a largo plazo, también tendrá que preparar la hoja de balance de su empresa.
La hoja de balance también tiene en cuenta el capital global de su empresa, incluidos los activos y los pasivos. En primer lugar, ofrece un breve resumen de la cuenta de resultados, pero no incluye la lista de transacciones que se han realizado. Después, contabiliza:
Si se restan los pasivos de los activos, se obtiene el capital social de la empresa. Conocer el capital de su empresa le ayudará a tomar decisiones a largo plazo para su negocio.
No tiene que preocuparse por el estado de flujo de efectivo ni por el estado de capital de los accionistas. El estado de flujo de efectivo sólo debe prepararse para las empresas que llevan una contabilidad de devengo (lo veremos en la sección de contabilidad). El estado de capital de los accionistas es para las empresas más grandes.
Todo esto del manejo de libros suena a mucho trabajo, ¿no?
Sí. Es mucho trabajo.
Y ni siquiera hemos tocado la contabilidad todavía…
Las grandes empresas contratan a varios contadores especializados en libros contables a tiempo completo para registrar sus datos financieros. Desafortunadamente, las pequeñas empresas no suelen tener dinero para contratar contadores, por lo que las tareas de manejo de libros recaen en el ya de por sí sobrecargado propietario de la empresa.
Afortunadamente, la era digital ha facilitado más que nunca que los propietarios de pequeñas empresas puedan hacer ambas cosas. Hoy en día, existen programas de software que se encargan literalmente de todos los aspectos del manejo de libros de su empresa. Esto incluye el registro de las transacciones, la gestión de los inventarios, el seguimiento de las devoluciones y los contracargos, y la preparación de los estados financieros.
FinancePal es uno de esos programas de software creados para realizar un manejo de libros completo para su empresa incluido el punto de venta. Y lo mejor de utilizar un software como FinancePal es que ya está basado en la tecnología digital, por lo que es fácil de integrar con su sitio de comercio electrónico. También es mucho más barato que contratar a un contador especializado en libros contables, y es más eficiente.
“Cuanto antes eliminemos la ‘e’ de ‘e-commerce’ y lo llamemos simplemente comercio, mejor”.
Esta es una cita de Bob Willett, ex presidente de Best Buy International. Bob tiene un buen punto. La experiencia del cliente en el comercio minorista es muy diferente a la experiencia del cliente en el comercio electrónico, pero la gestión empresarial es prácticamente la misma para ambos.
La contabilidad de una empresa de comercio electrónico es prácticamente la misma que la del comercio minorista. Pero los negocios de comercio electrónico tienen algunos obstáculos contables con los que las empresas minoristas no tienen que lidiar tanto.
Hemos desglosado el proceso de contabilidad del comercio electrónico en 7 pasos que le ayudarán a ser un contador extraordinario para su empresa.
Cuando abra un nuevo negocio, tendrá que elegir una entidad empresarial. Hay varios tipos de entidades empresariales entre las que puede elegir, pero la mayoría de las pequeñas empresas eligen ser una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Algunas empresas pueden elegir ser una S Corp.
Su entidad empresarial tiene un efecto en la forma de tributar, y por eso es importante elegir la que sea más ventajosa desde el punto de vista financiero para su empresa. Sin embargo, este es un tema bastante complicado que merece su propio artículo en el blog. Considere la posibilidad de hablar con uno de los miembros de nuestro equipo de expertos para obtener más información sobre la formación de entidades comerciales.
Si lleva la contabilidad de una empresa nueva, tiene que elegir el método contable que va a utilizar su empresa. Hay dos tipos de métodos de contabilidad: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo.
Este también es un tema bastante complicado y puede aprender más sobre él leyendo nuestro blog sobre la contabilidad de efectivo o caja vs. la contabilidad de devengo. Pero vamos a resumir las diferencias entre ambos.
La contabilidad de caja significa que sólo se registran las transacciones en el momento en que el dinero entra o sale de la empresa.
La contabilidad por el principio de devengo significa que se registran las transacciones en el momento en que se producen. Supongamos que su empresa ha pedido más existencias para entregarlas al final de la semana. En realidad, no pagará el inventario hasta que llegue, pero igualmente registrará la transacción inminente con el sistema de devengo.
La mayoría de las pequeñas empresas optan por la contabilidad de caja porque les da una mejor idea de la cantidad de dinero que tiene su empresa en un momento dado. Otra ventaja de la contabilidad de caja es que sólo se gravará el dinero que esté en el banco, no el que vaya a estarlo.
La contabilidad por el principio de devengo es complicada porque los ingresos y los gastos que pronto se producirán se reflejan en la cuenta, pero no representan realmente cuánto dinero hay en ella. Por esa razón, no es ideal para tomar decisiones financieras cotidianas, que son las que más comúnmente toman las pequeñas empresas: no querrá pedir $1,000 en inventario cuando en realidad sólo hay $800 disponibles en su cuenta de gastos.
Sin embargo, la contabilidad por el principio de devengo puede ser útil para tomar decisiones a largo plazo, siempre y cuando se controle.
Una vez que haya elegido un método de contabilidad, le conviene mantenerlo. Aunque puede solicitar al IRS que cambie su método de contabilidad en cualquier momento, requiere mucho papeleo, y probablemente ya tiene suficiente papeleo con que lidiar.
El manejo de libros es un proceso más bien cotidiano, pero el objetivo de la contabilidad es hacer que su empresa sea más rentable a largo plazo. Una de las mejores maneras de aumentar la rentabilidad de su empresa es reducir los costos.
¿Cómo saber qué costos hay que reducir? Es entonces cuando tiene que utilizar sus prácticos estados financieros, especialmente el estado de ingresos. En el estado de ingresos figuran la mayoría de los gastos de la empresa, incluidos los costos de los productos vendidos y los gastos operativos.
Examine estos documentos y encuentre dónde hay más gastos. Piense en cómo puede minimizar estos costos. ¿Puede arreglárselas con un empleado menos? ¿Puede comprar productos más baratos para vender? ¿Puede alquilar un espacio de oficina menos costoso?
Puede que no consiga reducir los costos de forma drástica, pero si recorta un poco de grasa en lo que pueda, se irá sumando con el paso del tiempo.
Esta es la pregunta que a todos los empresarios y contadores les quita sueño: ¿cómo puedo aumentar la rentabilidad de mi empresa?
Desafortunadamente, no hay una respuesta universal, pero sus estados financieros pueden proporcionar algunas pistas.
¿Hay algún producto que se esté vendiendo muy bien? Quizá pueda vender más productos de ese tipo. ¿Existe una correlación entre el aumento del gasto en marketing y el aumento de las ventas en una determinada categoría? Tal vez pueda seguir realizando esa campaña de marketing o dirigirse a ese público específico.
Utilice sus hojas de balance para encontrar dónde están entrando las ventas y, si es posible, cómo y por qué están entrando. Eso puede darle algunas ideas sobre cómo puede aumentar las ganancias de su empresa.
Las pequeñas empresas son más susceptibles a sufrir periodos de inactividad, tanto si se trata de tiendas físicas como de comercio electrónico. Por ejemplo, puede ser muy rentable durante el verano, pero tener problemas para llegar a fin de mes durante el invierno (esto también se llama el ciclo de “fiesta y hambre”).
Puede superar los periodos lentos elaborando un presupuesto a lo largo del año. Utiliza sus estados financieros para determinar cuánto dinero necesita guardar en una cuenta de ahorros para pagar el alquiler y los salarios durante la temporada baja. Luego, guarde un poco de dinero a lo largo del año para prepararse usted mismo.
También debería hacer un seguimiento de cómo cambia su inventario a lo largo del año. ¿Vende menos de un determinado producto durante el mes de marzo? Entonces, almacene sólo una cantidad limitada de ese producto para no malgastar el dinero comprando algo que no se va a vender de inmediato.
¿Vende más de un determinado producto en abril? Entonces asegúrese de almacenar una gran cantidad de ese producto ese mes para tener muchos productos disponibles para vender.
El seguimiento de las subidas y bajadas de inventario es una medida de reducción de costos y una táctica para aumentar las ganancias.
Se trata de una responsabilidad tanto de manejo de libros como de contabilidad. Al final del año, puede ahorrar dinero en impuestos reclamando los gastos deducibles de impuestos. Algunos de estos gastos son:
Cuanto más dinero se ahorre en impuestos, más dinero tendrá para destinar a sus ahorros empresariales, para reinvertir en su negocio o para embolsarse.
Aquí hay un reto contable que es una carga única para las empresas de eCommerce: el impuesto de uso.
En los primeros tiempos del comercio electrónico, las empresas podían vender productos a través de las fronteras estatales sin preocuparse de las obligaciones fiscales de ese estado. Una empresa de comercio electrónico de Oregón, que no cobra impuestos sobre las ventas, podía vender productos a un comprador de California, que sí cobraba impuestos sobre las ventas, y era el comprador quien tenía que declarar el impuesto sobre el uso de la transacción.
Pero los tiempos han cambiado. Desde que el comercio electrónico se ha convertido en una parte tan importante de la economía, las leyes de comercio interestatal han evolucionado. En 2020, si usted vende una determinada cantidad de productos a otro estado o si obtiene suficientes ingresos vendiendo a compradores de otro estado, se le considera técnicamente una entidad comercial que opera legalmente en ese estado, y se le exigirá que pague el impuesto sobre las ventas de ese estado por la transacción.
Digamos que su negocio de comercio electrónico opera en California. Usted vende $100 de ingresos a compradores en Ohio, lo cual cumple con el umbral mínimo para el impuesto sobre las ventas, y ahora está obligado a pagar el impuesto sobre las ventas de Ohio en cada una de sus transacciones a los compradores de Ohio.
Esto es técnicamente un problema de manejo de libros, pero también es un problema de contabilidad, por dos razones:
Lea nuestro artículo de blog sobre el impuesto sobre ventas y uso para obtener más información al respecto para obtener más información al respecto.
Uno de los consejos de contabilidad más importantes para las pequeñas empresas es que hay que mantenerse organizado. La organización es la única manera de encontrar tiempo para preparar sus estados financieros y analizarlos para desarrollar estrategias empresariales. La organización es también la forma de estar al tanto de los pagos regulares de impuestos y de asegurarse de que todas las transacciones se registren con precisión.
Al igual que con el manejo de libros, la mejor manera de estar al tanto de sus tareas de contabilidad es utilizar un servicio de contabilidad para pequeñas empresas. Estos servicios, como FinancePal, se encargarán de la mayoría de sus tareas de contabilidad para ayudarle a reducir costos y aumentar sus ganancias.
FinancePal es útil tanto para las empresas de nueva creación como para las ya establecidas. Si se trata de una empresa nueva, puede utilizar FinancePal para configurar las nóminas y establecer sus sistemas de punto de venta.
Si es una empresa establecida, puede utilizar FinancePal para agilizar sus operaciones de manejo de libros y contabilidad. De hecho, FinancePal puede ayudarle a ponerse al día en el manejo de libros, in case your transaction records aren’t up-to-date.
Como propietario de una empresa, su agenda probablemente es muy apretada. Su tiempo se invierte mejor en la gestión de sus empleados y en la toma de decisiones empresariales, por lo que es aconsejable dejar que servicios como FinancePal se encarguen de la contabilidad y los libros contables del comercio electrónico por usted.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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