Written by: Jacob Dayan

El uso de contratistas independientes se ha disparado en la última década. Con el surgimiento de la “economía colaborativa”, la tendencia se ha acelerado. Pero, ¿comprende qué factores hacen que un trabajador sea un empleado y otro un contratista independiente? Si no es así, debería.

En 2015, una agencia reguladora de California planteó una pregunta similar a Uber, y no quedaron satisfechos con la respuesta. Llegaron a la conclusión de que los conductores de Uber eran empleados. Posteriormente, casi 400,000 conductores de Uber en CA y MA llegaron a un acuerdo de $100 millones de dólares con la empresa en 2016 (posteriormente desestimado por un tribunal federal por considerarlo una compensación insuficiente).

Si bien Uber puede servir de ejemplo en esta irritante área del derecho laboral, ninguna empresa, por grande o pequeña que sea, está exenta de los requisitos y las sanciones por incumplimiento. En esta guía esencial, le ofrecemos algunos consejos prácticos para ayudarle a entender las diferencias.

Guía de contenido

• Preparando el escenario
• Pero, ¿por qué es importante?
• Cómo hacerlo bien
• ¿Qué pasa si me equivoco?
• Conclusión

Preparando el escenario

El debate sobre la clasificación errónea de los trabajadores está presente en la fuerza de trabajo y la economía modernas. En Estados Unidos existe una multitud de modalidades de empleo. Por ejemplo, algunos trabajadores son a medio tiempo mientras que otros son a tiempo completo. Algunos son asalariados, mientras que otros trabajan por horas. Una de las clasificaciones más complicadas, e importantes, es la que existe entre empleados y contratistas independientes.

Estas diferencias pueden parecer etiquetas académicas utilizadas simplemente para clasificar la fuerza de trabajo estadounidense. Sin embargo, en la práctica, tienen implicaciones de gran alcance para los empresarios (y también para los empleados) en todos los aspectos, desde los derechos de los trabajadores hasta la fiscalidad, pasando por la compensación.

Un paso inicial importante en la incorporación de cualquier empleado es determinar si es un empleado o un contratista independiente. Los empresarios que clasifican erróneamente a sus trabajadores, ya sea por accidente, negligencia o intencionadamente, se enfrentan a sanciones económicas y otras ramificaciones legales. Por lo tanto, como empleador, debe entender la diferencia entre un empleado y un contratista independiente.

Pero, ¿por qué es importante?

Realmente es muy simple: Impuestos. Claro que existen otras razones, pero ninguna más importante que los impuestos. Si un empleador clasifica a un trabajador como empleado, tiene que retener, depositar, informar y pagar los impuestos sobre el empleo, retener y pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare, y pagar el impuesto sobre el desempleo por los salarios pagados. El IRS también tiene requisitos de declaración para los empleados.

En cambio, en el caso de los “contratistas independientes”, el empresario está sujeto a una norma de cumplimiento mucho menor. Los contratistas independientes gestionan y pagan su propio impuesto sobre los ingresos trimestralmente, no reciben prestaciones y no pueden ser elegibles para el seguro de desempleo.

No retener los impuestos y las prestaciones (o retenerlos incorrectamente) no sólo representa una carga indebida para los empleados y contratistas. Si usted “clasifica incorrectamente” a un trabajador y no retiene o paga correctamente las cantidades requeridas, el IRS puede señalar a su empresa y perseguirlo por el dinero, las multas y los intereses (que pueden ser excesivos).

Para el trabajador, las consecuencias de la clasificación errónea son casi siempre las mismas: salarios inferiores a los del mercado, falta de prestaciones y mayor exposición a los riesgos. Y cuando algunas empresas adoptan la clasificación errónea como estrategia comercial, perjudican a los competidores que asumen los costos del cumplimiento de las normas y responsabilidades laborales.

Cómo hacerlo bien

En ciertas situaciones, la línea entre empleado y contratista puede volverse increíblemente tenue. Pero la dificultad no es excusa, ya que el empresario es responsable de hacer una clasificación precisa y coherente para cada nueva contratación. Afortunadamente, el IRS ha proporcionado algunas orientaciones para ayudar (al menos a nivel federal). Las cuatro preguntas clave que hay que hacerse son:

1. ¿La empresa controla lo que hace el trabajador?
2. ¿Administra la empresa los aspectos financieros y comerciales del trabajo del trabajador (cómo se paga al trabajador, reembolso de gastos)?
3. ¿Proporciona la empresa beneficios comunes al trabajador (por ejemplo, tiempo libre personal, planes 401k, pensiones, seguro médico o dental)?
4. ¿Proporciona la empresa el equipo y/o las herramientas necesarias para realizar el trabajo del trabajador?

Si bien se tiene en cuenta cada uno de los factores, el IRS advierte que ninguno de ellos es determinante. El control es especialmente importante. Los organismos estatales y federales, como el IRS, suelen basarse en la prueba del “derecho de control” para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. Si un empleador controla cuándo y cómo realiza el trabajo un trabajador, eso juega a favor de la condición de empleado. Por otro lado, si la aportación de la empresa se limita a aceptar o rechazar los resultados finales (como sucedería con un pintor en su casa), la clasificación de contratista independiente parece correcta.

Aunque un estudio de las leyes de los 50 estados sobre la clasificación va más allá del alcance de este artículo, cabe señalar que el estado de origen de la empresa y del trabajador también tendrá interés en la clasificación, ya que tiene implicaciones para las leyes de compensación de los trabajadores y del seguro de desempleo. La mayoría tiende a basarse en gran medida en el control, pero también se centra en otros factores. La mayoría de los buenos abogados de pequeñas empresas podrán ayudarle con la clasificación, y con varios empleados en los libros, es probable que necesite también ayuda para las nóminas y la contabilidad .

¿Qué pasa si me equivoco?

Las consecuencias legales de la clasificación errónea incluyen, como mínimo, el pago de impuestos atrasados. La exposición financiera aumenta si la clasificación errónea fue intencional, y los reincidentes incurrirán en sanciones financieras sustanciales (en algunos casos incluso en la cárcel). Además de los impuestos atrasados pagaderos a nivel federal, la empresa también deberá impuestos estatales de desempleo y primas de compensación a los trabajadores no pagadas, y puede deber horas extras o salarios mínimos no pagados, gastos médicos y vacaciones y bajas laborales no pagadas.

También, como se ha señalado, cada estado tiene interés en la clasificación de empleado/contratista, por lo que las sanciones aplicables serán probablemente dobles, una a nivel federal y otra a nivel estatal.

Conclusión

Recuerde que las pruebas estatales y federales en cuanto a la clasificación adecuada se aplicarán independientemente de la intención de las partes y del lenguaje del contrato. Cualquier empresa que actualmente utilice contratistas independientes de forma regular debería revisar esas relaciones basándose en las pruebas descritas en este artículo. Si una empresa no está segura de la correcta clasificación de sus trabajadores, un abogado especializado en derecho laboral puede ayudarle en el análisis. El IRS, el Departamento de Trabajo y los organismos reguladores estatales están prestando atención incluso si usted no lo hace.