Declaración de impuestos de los contratistas independientes | FinancePal
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Presentación de la declaración de los impuestos de los contratistas independientes

January 9th, 2020

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Declarar sus impuestos bajo cualquier circunstancia puede ser engañoso, pero cuando se trata de su negocio, el proceso puede ser aún más complicado. Tanto si es la primera como la décima vez que hace sus impuestos como contratista independiente, es probable que necesite algunos consejos, especialmente porque hay mucho en juego cuando se trata de hacer sus impuestos correctamente.

Pero no se preocupe, lo tenemos cubierto. Hemos elaborado una guía completa sobre los pormenores de la declaración de impuestos de los contratistas independientes. De esta manera, usted puede asegurarse de que usted se mantiene en buen estado con el IRS y tiene un montón de tiempo para planear con anticipación.

Hemos respondido a sus preguntas más urgentes sobre el pago de impuestos de contratistas independientes para que pueda sentirse seguro sobre qué y cuánto debe pagar. Deje que estos enlaces sean su guía:

¿Qué es un contratista independiente?

¿Cómo puede uno saber si tiene que pagar impuestos de contratista independiente?

¿Qué impuestos pagan los contratistas independientes?

Deducciones fiscales para contratistas independientes

Cómo presentar los impuestos como contratista independiente

¿Cómo se pagan los impuestos como contratista independiente?

Otros tips para contratistas independientes

¿Qué es un contratista independiente?

¿No está seguro de lo que significa presentar sus impuestos como contratista independiente? Antes de empezar a preparar sus impuestos, necesita saber claramente cuál es su situación a los ojos del IRS. Así que, primero lo primero, ¿cómo se sabe si usted califica como un contratista independiente?

Un contratista independiente se define como una persona (o entidad) que ha sido contratada para realizar un trabajo para otra entidad sin convertirse en empleado. Así que, básicamente, se reduce a un trabajo contratado en el que la entidad o individuo que te ha contratado tiene el control sobre el resultado final de su trabajo o servicios, pero no sobre cómo lo hace (cuándo y cómo decide trabajar).

Por ejemplo, supongamos que usted tiene una pequeña empresa de construcción y un colegio local le contrata para hacer una ampliación de su edificio para dar más clases. El distrito escolar controlará lo que usted construye (la ampliación con las nuevas aulas), pero usted tendrá el control sobre cómo y cuándo la construirá (las horas y los métodos de construcción de la ampliación).

Los contratistas independientes suelen denominarse trabajadores autónomos o freelance. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la contratación independiente es sólo una de las formas en que se puede trabajar por cuenta propia.

Si bien es posible que asuma automáticamente que no es un contratista independiente porque no es un escritor freelance o un diseñador gráfico, piénselo de nuevo. Muchas profesiones comunes entran en esta definición, como los médicos y los abogados.

Por qué la estructura de la empresa es importante para la declaración de impuestos

La forma en que su negocio esté estructurado será un factor en la forma de completar sus impuestos de contratista independiente, incluyendo los formularios que debe utilizar. Aunque no se considere una empresa en sí misma, el IRS lo clasifica como tal. Típicamente, los contratistas independientes se clasifican como una empresa unipersonal or LLC (sociedad de responsabilidad limitada).

¿Cómo puede uno saber si tiene que pagar impuestos de contratista independiente?

Si usted ganó más de $400 de sus actividades de contratación independiente, tendrá que pagar impuestos.

Tal vez piense: “pero espere, ¿el umbral mínimo de imposición no es de 12.000 dólares?”. Desgraciadamente, eso sólo se aplica a los ingresos obtenidos como empleado. Sin embargo, una forma positiva de verlo es que su negocio está ganando dinero, y eso siempre es algo bueno.

¿Qué impuestos pagan los contratistas independientes?

Según el IRS, los contratistas independientes están obligados a presentar una declaración anual del impuesto sobre los ingresos y a realizar pagos estimados trimestrales.

Los contratistas independientes deben pagar dos impuestos principales:

A. Impuestos sobre los ingresos: Los impuestos sobre los ingresos son impuestos que se pagan sobre los ingresos obtenidos por su empresa.

    • Las tasas del impuesto sobre los ingresos dependen de su estado de declaración y de su ingreso total gravable. Actualmente, los impuestos sobre los ingresos de los contratistas independientes son los mismos que los de cualquier otro impuesto sobre los ingresos, con tasas que van del 10% al 37%.

B. Impuesto sobre el trabajo independiente (SE): Los contratistas independientes están obligados a pagar impuestos de autoempleo porque los impuestos del Seguro Social y Medicare no se retienen de los cheques de pago a lo largo del año.

    • La tasa de impuesto sobre el trabajo independiente es del 15,3%. Se compone de dos impuestos: El Seguro Social, que supone el 12,4% y Medicare, que supone el otro 2,9%.
    • Aunque esto pueda parecer mucho, usted puede deducir una parte de sus impuestos de autoempleo, que trataremos en breve.

Tendrá que pagar estos dos impuestos de contratista tanto a nivel federal como estatal, que requieren formularios y presentación por separado.

¿Existen impuestos estatales adicionales que deban pagar los contratistas independientes?

Como contratista independiente, es posible que también tenga que pagar impuestos sobre las ventas y el uso. Los impuestos sobre ventas y uso son los impuestos que los consumidores deben pagar por muchos bienes y servicios. A menudo, las empresas son responsables de cobrarlos a los clientes. Esto hace que mantener registros precisos de las transacciones comerciales sea aún más importante. Además, usted es responsable de pagarlos cuando hace compras para su negocio.

Sin embargo, puede estar de suerte. Los siguientes estados no imponen un impuesto sobre las ventas:

    • Alaska
    • Delaware
    • Montana
    • New Hampshire
    • Oregon

Si opera en un estado (o estados) que impone impuestos sobre las ventas y el uso, FinancePal puede ayudarle a asegurarse de que está cumpliendo con sus obligaciones y a evitar cualquier problema con sus impuestos. Gracias a nuestro sistema inteligente de manejo de libros en línea para pequeñas empresas, puede hacer un seguimiento de las transacciones sujetas y no sujetas a impuestos.

¿Qué son los pagos estimados y cómo se hacen?

Si espera deber más de $1,000 en su factura de impuestos, tendrá que hacer un estimado de impuestos. Cuando se trata de hacer pagos estimados, estas son las cosas clave que debe saber:

  • Los pagos estimados se hacen en cuatro partes iguales para su responsabilidad fiscal total.
  • El formulario 1040-ES debe utilizarse para calcular sus pagos estimados.
    • Necesita su declaración de impuestos del año anterior para completar este formulario. Si es su primer año trabajando como contratista independiente, tendrá que estimar cuánto será su ingreso para este año.
  • Los pagos se realizan de manera trimestral el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero.
  • Envíe por correo un comprobante por cada pago estimado.
    • Puede encontrar los comprobantes de pago estimados trimestrales adjuntos al formulario 1040 ES.

Note: Como nadie retiene sus impuestos por usted, usted será responsable de asegurarse de tener los fondos disponibles para hacer estos pagos estimados. Esto puede ser un punto doloroso para muchos que son nuevos en la contratación independiente, así que asegúrese de prepararse con anticipación.

Deducciones fiscales para contratistas independientes

¿Qué son las deducciones fiscales y por qué debería preocuparse por ellas? Las deducciones fiscales son incentivos que le permiten ahorrar dinero en su factura fiscal. Las deducciones se restan de los ingresos brutos, reduciendo directamente la base gravable.

Deducción del impuesto sobre el trabajo independiente

Como hemos mencionado anteriormente, se permite una deducción bastante sustancial por los impuestos de autoempleo que usted pagó. En la actualidad, puede reclamar una deducción de hasta el 50% de lo que pagó en concepto de impuestos por cuenta propia.

Deducción de gastos empresariales

¿Se pregunta qué puede deducir como contratista independiente? Las deducciones más comunes relacionadas con los gastos utilizados por los contratistas independientes incluyen:

  • Publicidad: Desde la publicación de anuncios en Google hasta la colocación de un rótulo en el coche, los gastos de publicidad son deducibles.
  • Seguros: Dependiendo del tipo de trabajo que usted realice, puede necesitar uno o varios tipos de seguro de empresa (responsabilidad civil general, etc.). Afortunadamente, puede deducir el costo de la prima en sus impuestos.
  • Oficina en casa: Si usted trabaja desde casa, como hacen muchos contratistas independientes, puede deducir los gastos de la oficina en casa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, para aprovechar esta deducción, el espacio debe utilizarse de forma regular y exclusiva para fines empresariales.
  • Gastos de vehículo Para los contratistas independientes que dependen en gran medida de un vehículo para llevar a cabo sus negocios, esta deducción puede ser un punto de ahorro importante. No sólo puede deducir los gastos de kilometraje, sino que también puede incluir la depreciación y las reparaciones.
  • Entretenimiento con clientes Si sale con clientes para hablar de negocios, puede deducir una parte de los gastos. Normalmente, puede deducir hasta el 50% de las comidas de las reuniones de negocios.
  • Suministros Aunque muchos contratistas independientes ya no dependen de los suministros de oficina tradicionales, esta categoría es en realidad bastante amplia. Desde la compra de una silla ergonómica que haga que teclear todo el día sea mucho más cómodo hasta los suministros de embalaje para entregar sus productos caseros, podría deducir más de lo que esperas.
  • Equipamiento La compra de herramientas de trabajo es a menudo una necesidad para los contratistas independientes y, afortunadamente, a menudo se pueden deducir. Desde computadoras portátiles hasta maquinaria pesada, invertir en su negocio es ventajoso cuando se trata de sus impuestos.
  • Viajes de negocios Si parte de su trabajo requiere que asista a eventos en todo el país o incluso en el mundo, puede deducir una parte de sus hoteles, boletos de avión y comidas.

Aunque estos son los principales gastos empresariales de los que se aprovechan muchos contratistas independientes, hay otros a los que puede optar. Lo principal es tener en cuenta que necesitará los recibos para respaldar sus reclamaciones. Por lo tanto, asegúrese de guardar todo en un lugar seguro, ya sea una carpeta en su bandeja de entrada o en su escritorio (o incluso con archivos de la vieja escuela).

Nota: Tome en cuenta que hay una clara diferencia entre el uso comercial y el uso personal, así que asegúrese de reclamar sólo los artículos que se utilizan específicamente para su negocio.

Cuidado con abusar de las deducciones

Aunque puede ser tentador amañar un poco los números, la honestidad total es la mejor política cuando se trata de lidiar con el IRS. Si se arriesga y reclama algunas deducciones a las que podría no tener derecho, podría arrepentirse de esa decisión si deciden realizar una auditoría. Si descubren que usted ha sido deshonesto en cualquier aspecto de sus impuestos, o si cometió un error importante, podría estar enganchado a algunas sanciones graves.

Cómo presentar los impuestos como contratista independiente

Así que, vamos a ver cómo hacer exactamente la declaración de impuestos de los contratistas independientes. Estos son los pasos que deberá seguir:

  1. Reúna toda la documentación que necesitará para completar los formularios requeridos.
  2. Descargue, recoja o haga llegar los formularios.
  3. Rellene sus formularios como se detalla en las instrucciones proporcionadas.
  4. Verifique que toda la información es correcta, especialmente los cálculos.
  5. Presente sus formularios en línea o envíelos por correo antes del 15 de abril.

Una vez que entienda los fundamentos de los impuestos de los contratistas independientes, es un proceso bastante sencillo. Sin embargo, a medida que su negocio crezca, es probable que completar sus impuestos se vuelva cada vez más complejo. En muchos casos, podría ser ventajoso trabajar con un profesional en impuestos para asegurar que se preparen correctamente y a tiempo.

¿Qué formularios necesitan los contratistas independientes para hacer sus impuestos?

Como contratista independiente, no recibirá el formulario W2. En su lugar, recibirá el formulario 1099-MISC de cada uno de los clientes con los que haya trabajado durante el año pasado. Este formulario detallará todos los ingresos que recibió mientras trabajaba para ellos a lo largo del año.

Nota: Sólo recibirá un 1099 si ha ganado más de $600 de un cliente.

Hay varios formularios que necesitará para completar sus impuestos de contratista independiente:

Además de estos formularios federales, necesitará los formularios correspondientes a sus impuestos estatales.

¿Cómo se pagan los impuestos como contratista independiente?

Puede pagar sus impuestos de contratista independiente ya sea en línea o por correo. Es importante tener en cuenta que, si usted está pagando por correo, usted todavía tiene que asegurarse de que su pago llegue antes de la fecha de vencimiento.

Para pagar sus impuestos de contratista en línea, puede usar su tarjeta de débito o crédito o hacer el pago directo usando su cuenta de cheques. El Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) es el método recomendado para los pagos grandes.

Para pagar por correo, puede utilizar un cheque o una orden de dinero. No puede pagar en efectivo por correo. Si quiere hacer sus pagos de impuestos de contratista en efectivo, puede hacerlo a través de un socio minorista o en una oficina del IRS.

Otros tips para contratistas independientes

Declarar los impuestos sobre los ingresos de los contratistas independientes puede ser difícil, especialmente la primera vez. Aquí hay algunos otros consejos para ayudar a que sea lo más fácil y libre de estrés como sea posible:

  • Reserve dinero a lo largo del año: Si reserva una parte de sus ingresos específicamente para los impuestos, se ahorrará el estrés financiero cuando llegue el momento de hacer los pagos estimados.
  • Manténgase al día con el manejo de libros : If you need help to catch up on bookkeeping, we can work with you to get your books up to date.
  • Si tiene empleados, configure las nóminas: Si no sabe cómo configurar las nóminas, tenemos una guía útil que le guiará.
  • Utilice las herramientas que tiene a su disposición: El IRS ofrece muchos recursos para los contribuyentes, incluido un taller virtual sobre los impuestos de las pequeñas empresas.

Cuando realice el proceso de declaración, asegúrese de tomarse su tiempo y comprobarlo todo dos veces. Aunque pueda parecer mucho trabajo, agradecerá haberlo hecho correctamente la primera vez.

Ahora está preparado para presentar sus impuestos de contratista independiente

Cuando llegue la temporada de impuestos, usted estará listo para completar sus impuestos de contratista independiente o freelance con confianza. Y, si usted no quiere hacer frente a sus impuestos por sí mismo, FinancePal también ofrece la preparación de impuestos de pequeñas empresas para quitarle esta carga. Con nuestra sofisticada tecnología en línea y nuestro equipo de expertos en finanzas, puede estar seguro de que sus impuestos de contratista independiente están en las mejores manos.

About the Author

Jacob Dayan, Esq.

Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.

Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.

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About the Author

Nick Charveron, EA

Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.

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Jason Gabbard, Founder and CEO of JUSTLAW

Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.

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Andrew Jordan, Chief Operations Officer at FinancePal

Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.

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