La contabilidad es fundamental para el éxito de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Y parte integral de la contabilidad es un proceso conocido como el ciclo contable. El ciclo contable es un proceso estandarizado para registrar los eventos contables de una empresa. Este ciclo de 8 pasos se pone en marcha en el momento en que se produce una transacción y culmina en el momento en que la transacción se incluye en los estados financieros.
El objetivo del ciclo contable es garantizar que todo el dinero que cambia de manos durante una transacción se contabilice correctamente y se refleje con exactitud en los estados financieros de la empresa. Esto es importante porque los bancos y los prestamistas externos pedirán ver los estados financieros de su empresa antes de aprobar cualquier préstamo. Además, los inversionistas podrán utilizar estos estados para evaluar la salud financiera de su empresa. También vale la pena señalar que tener a los contadores bien versados en los impuestos de las pequeñas empresas puede encontrar potenciales ahorros fiscales para su negocio. Del mismo modo, si el IRS le pide sus estados financieros en caso de una auditoría, tener los estados adecuados puede ahorrarle tiempo, dinero y, quizás, su negocio.
Como se ha mencionado anteriormente, el ciclo contable consta de ocho pasos, el primero de los cuales se produce en el momento en que se produce una transacción, mientras que el octavo y último paso se produce con el registro de la transacción en los estados financieros. A continuación se detallan los pasos del ciclo contable en orden:
Ahora entremos en un poco más de detalle:
El primer paso del ciclo contable consiste en consolidar toda la información que se tiene sobre cada transacción ocurrida durante un período determinado. Considere el método de contabilidad que utiliza su empresa; si utiliza el método de contabilidad de devengo, registrará las transacciones en el momento en que se produzcan, independientemente de si el efectivo está disponible o no. Si utiliza el método de contabilidad de caja, registrará las transacciones en el momento en que el efectivo cambie de manos.
Lo ideal es que un contador especializado en libros contables esté al tanto de esto durante todo el período de reporte, de lo contrario, puede encontrarse corriendo para juntar los recibos horas antes de la fecha límite de reporte.
Antiguamente, había que registrar cada transacción como un crédito y un débito en los diarios correspondientes. Esto se llama contabilidad por partida doble y, gracias a la tecnología, ahora es más o menos automática, siempre y cuando se clasifique correctamente la transacción en el programa de contabilidad.
Una vez que se registra una transacción en los diarios, se contabiliza una cuenta en el libro mayor. El libro mayor desglosa las actividades contables cuenta por cuenta. El propósito de un libro mayor es dar a su contador una mejor imagen de la cantidad de efectivo disponible por cuentas.
Una vez finalizado el período contable, se calcula un balance de comprobación. El objetivo es mostrar los saldos no ajustados por cuenta y proporcionar una base para el quinto paso.
El propósito de este paso es utilizar una hoja de trabajo para asegurarse de que el saldo acreedor total es igual al saldo deudor total. Si hay alguna discrepancia, puede utilizar la tabla para averiguar dónde ocurren.
Si su empresa utiliza la contabilidad de devengo, pueden ser necesarios ajustes para hacer coincidir los ingresos con los gastos, lo que nos lleva al sexto paso:
Su contador especializado en libros contables realizará los ajustes necesarios. Estos ajustes se registran como entradas del diario.
El penúltimo paso del ciclo contable es donde se genera la cuenta de resultados, el balance y, normalmente, el estado de flujo de efectivo. Estos estados financieros son indicadores cruciales de la salud y las perspectivas financieras de su empresa.
El octavo y último paso del ciclo contable consiste en cerrar las cuentas temporales, como los ingresos y los gastos, e incorporarlas a las cuentas permanentes (por ejemplo, los beneficios no distribuidos). Una vez finalizado este paso, puede sentarse y relajarse, pero no por mucho tiempo, por supuesto. El siguiente ciclo contable se inicia cuando termina el anterior.
Adherirse al ciclo contable favorece la obtención de estados financieros impecables, lo que puede hacer que su empresa sea más atractiva para los inversores o ayudarle a conseguir la aprobación de préstamos. Además, durante el proceso, sus contadores pueden encontrar formas de ahorrar en sus impuestos. Y como se ha mencionado anteriormente, si el IRS audita su negocio, la utilización de este método estándar para la contabilidad simplificará el proceso de defensa de la auditoría y ayudará a su negocio a evitar cualquier problema.
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas crearon sus compañías porque eran expertos en la provisión de un bien o un servicio, no en el balance de un libro. Sin embargo, una buena contabilidad y un buen manejo de libros son imprescindibles para gestionar la salud financiera de cualquier empresa, orientar las decisiones para las iniciativas de crecimiento y, en última instancia, garantizar que su negocio esté al día con sus obligaciones fiscales a lo largo del año. Sin embargo, también puede ser tediosa, complicada y llevar mucho tiempo, sobre todo para los propietarios de pequeñas empresas o empresas individuales. Además, el IRS puede ser implacable cuando se trata de errores, por ejemplo, la presentación de sus impuestos sobre la nómina sólo un día después de la fecha límite incurre en una multa del 2%. Para empeorar las cosas, estas multas pueden llegar a sumar un considerable 15% de la cantidad inicial adeudada.
Sin embargo, hay buenas noticias: externalizar la contabilidad y el manejo de libros a una empresa externa es un proceso sencillo y gratificante que permite a los propietarios de empresas pasar menos tiempo preocupándose por los libros y más tiempo, bueno, dirigiendo sus negocios. Cada día son más las empresas que se pasan a la externalización del manejo de libros y la contabilidad con FinancePal.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
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