Alquilar su propiedad puede parecer una forma fácil de obtener un ingreso extra. Sin embargo, es un negocio legítimo y debe ser tratado como tal, especialmente si ha invertido en varias propiedades de alquiler. Entonces, ¿qué significa eso para usted?
Significa que tendrá que asegurarse de que sus registros financieros estén en orden, de modo que cuando llegue el momento de declarar sus ingresos y presentar los impuestos, usted tenga todo lo que necesita. Los informes financieros precisos y que están en cumplimiento con el IRS comienzan con un manejo de libros y una contabilidad adecuados. Además, como probablemente sepa, los ingresos y gastos de las propiedades en alquiler pueden ser impredecibles, por lo que la capacidad de utilizar registros financieros precisos para prever y planificar es imprescindible.
Si es la primera vez que se convierte en propietario o que invierte en bienes inmuebles, la comprensión de estos procesos puede parecer abrumadora. Sin embargo, estamos aquí para ayudarle con la contabilidad de su propiedad. En este artículo, cubriremos los aspectos básicos de la contabilidad de la propiedad, el manejo de libros y los impuestos para proporcionarle un conocimiento práctico de estas responsabilidades financieras. Si necesita ayuda con un aspecto en particular, utilice estos enlaces para navegar directamente a esa sección:
Puede parecer tedioso implantar un sistema de contabilidad para unas pocas propiedades de alquiler, pero puede ayudarle a sacar el máximo provecho de su inversión y a mantenerse en buena posición con el IRS. Al establecer sistemas de contabilidad de alquiler desde el principio, podrá situarse en la mejor posición financiera para el futuro.
La contabilidad para propietarios es importante porque le permite:
Vamos a profundizar en los detalles de la contabilidad inmobiliaria para que pueda tener sus registros financieros en orden.
Aunque los fundamentos de la contabilidad están estandarizados, cada sector tiene su propia idiosincrasia que hay que tener en cuenta. Cuando se trata de la contabilidad de las propiedades en alquiler, estas son algunas de las consideraciones únicas que debe tener en cuenta:
Al comprender los aspectos específicos del sector de la contabilidad de los alquileres, usted estará mejor preparado para establecer un sistema de contabilidad que haga más fácil y eficiente la gestión de las finanzas de su negocio.
Si tiene preguntas más específicas sobre la contabilidad inmobiliaria, lea nuestro post completo sobre el tema.
La principal diferencia entre la contabilidad de caja y la de devengo es cuándo se registran las transacciones. En la contabilidad de efectivo o caja, las transacciones se registran cuando se recibe o se paga el dinero. Por ejemplo, registrar el alquiler cuando los inquilinos presentan sus pagos. En la contabilidad por el principio de devengo, las transacciones se registran cuando se producen, independientemente de si el dinero ya ha cambiado de manos.
El método de contabilidad inmobiliaria que debe utilizar depende de la escala de su negocio. Si alquila algunas de sus propiedades, puede ser más fácil utilizar la contabilidad de efectivo o caja para llevar un mejor control del dinero real que tiene a mano. Sin embargo, si opera a mayor escala con una variedad de propiedades en alquiler, puede ser mejor utilizar la contabilidad de devengo porque le da una visión más clara a largo plazo.
Si le cuesta decidir entre la contabilidad de caja y la de devengo, así como otros aspectos de la configuración de su sistema contable, debería consultar a un contador de propiedades en alquiler, que tendrá los conocimientos necesarios para guiarle hacia la configuración correcta.
Sí, los ingresos de su negocio procedentes de sus propiedades en alquiler deben mantenerse siempre separados de sus finanzas personales. Afortunadamente, es bastante fácil crear una cuenta separada para sus propiedades de alquiler. Al principio, puede ser suficiente tener una cuenta para unas cuantas propiedades de alquiler, pero será mejor si puede obtener una cuenta separada por cada una para mantener todo organizado.
Tener cuentas separadas para cada propiedad le permite llevar un seguimiento de los principales gastos en los que incurre al alquilar esa propiedad, tener un registro de los ingresos por alquiler que ha obtenido y evaluar cómo encaja la propiedad en su cartera. Además, le facilitará el manejo de libros y la declaración de impuestos.
La contabilidad y el manejo de libros son dos funciones distintas. Aunque están interrelacionadas, es importante reconocer las diferencias entre el manejo de libros y la contabilidad so that para que pueda entender mejor cómo funcionan las finanzas de su empresa.
El manejo de libros abarca el seguimiento y registro diario del dinero que entra y sale de su empresa, mientras que la contabilidad se enfoca más en el panorama general, es decir, en el análisis de sus finanzas, la identificación de los problemas que deben solucionarse o las oportunidades de mejora, y la planificación para el futuro. Normalmente, estas funciones las desempeñan dos personas diferentes, un contador especializado en libros contables y un contador.
Al igual que con la contabilidad, los procesos básicos son los mismos que los del manejo de libros en general para las empresas. Sin embargo, hay algunas consideraciones especiales cuando se trata del manejo de libros contables de propiedades en alquiler que siempre debe tomar en cuenta:
Cubriremos estos temas en las siguientes secciones para que pueda comprender mejor cómo estos factores impactan en su manejo de libros.
Los procesos de manejo de libros han avanzado mucho desde los días en que todo tenía que hacerse en papel. Afortunadamente, ahora hay muchas herramientas digitales que pueden ayudar a que el manejo de libros sea mucho más eficiente. Por el bien de su propio tiempo y del mantenimiento de los registros, es muy recomendable que se digitalice el manejo de libros de su propiedad en alquiler.
Además, si sus inquilinos pagan el alquiler y otras tarifas en línea, puede automatizar el registro de estos pagos para no tener que introducirlos manualmente.
Es importante que clasifique correctamente los ingresos y los gastos. Los ingresos de sus propiedades de alquiler son bastante sencillos: incluyen cualquier dinero que reciba de los inquilinos. Los ingresos de su propiedad de alquiler pueden incluir:
Dependiendo de la forma en que gestione sus propiedades de alquiler, los ingresos por alquiler pueden ser aplicados de forma distinta. Sin embargo, normalmente se registran los ingresos por alquiler en el período en que se reciben.
Ahora, revisemos qué elementos se clasifican normalmente como gastos para las propiedades de alquiler.
El seguimiento de los gastos de sus propiedades de alquiler es importante porque le ayuda a asegurarse de que sus propiedades de alquiler sean una inversión lucrativa. Además, algunos gastos pueden deducirse de los ingresos gravables (de los que hablaremos en breve), por lo que es conveniente tener registros bien mantenidos para proporcionarlos al IRS.
Los gastos de las propiedades de alquiler de los que querrá llevar seguimiento incluyen:
Utilice nuestra hoja de gastos de propiedades en alquiler para llevar un seguimiento de sus gastos e ingresos mensuales.
Hay muchas opciones de software de contabilidad que prometen facilitar la contabilidad. Aunque estos productos pueden ser cómodos, también dan lugar a que haya errores. Sin mencionar que todavía lleva tiempo gestionar los datos.
Contratando a un profesional en contabilidad de alquileres, usted puede dejar la responsabilidad en manos de un experto que se encargue de todo el trabajo administrativo. Mientras ellos se encargan de la gestión diaria de sus finanzas, usted dispondrá de los datos financieros fiables que necesita para tomar decisiones sobre su inversión. Trabajar con un profesional significa que tendrá la mejor base para tomar esas decisiones y más tiempo para centrarse en los aspectos de sus propiedades de alquiler que requieren su atención como propietario, como cubrir las vacantes y coordinar mantenimiento.
En FinancePal, nuestro objetivo es ayudar a las pequeñas empresas a agilizar su gestión financiera, incluidas las propiedades en alquiler. Con FinancePal, se beneficiará de:
Diseñamos nuestros servicios para ayudar a cada cliente a determinar cómo satisfacer sus necesidades de contabilidad de los arrendadores. Despídase de hacer números, de intentar organizar y seguir los gastos de las diferentes propiedades de alquiler por su cuenta, y de las horas dedicadas a investigar sus obligaciones financieras y fiscales: nosotros lo tenemos cubierto.
Ya que está ganando dinero con sus propiedades de alquiler, tendrá que declarar estos ingresos cuando llegue el momento de declarar sus impuestos. Ya sea que se identifique como propietario único, LLC, u otro tipo de negocio, también tendrá que pagar impuestos sobre los ingresos que usted genera, por lo que es importante entender el proceso (como cuando usted necesita presentar por) y sus obligaciones como los impuestos sobre la propiedad de las pequeñas empresas, impuestos sobre los ingresos, y más.
Es entendible que se desanime al añadir otra responsabilidad fiscal a la lista. No tiene por qué ser tan intimidante como parece si tiene un conocimiento fundamental de los impuestos sobre la propiedad de alquiler. Sin embargo, es importante asegurarse de tomar los pasos correctos para presentar sus impuestos, empezando por completar los formularios fiscales correctos.
Utilizará el formulario 1040 para su declaración de impuestos sobre los ingresos individuales, pero también tendrá que declarar los ingresos y gastos de sus propiedades de alquiler. El formulario que utilizará para ello dependerá de si sus propiedades de alquiler se consideran alquileres personales o bienes inmuebles.
Cuando esté completando estos formularios, asegúrese de tomarse su tiempo, comprobar dos veces sus cálculos y proporcionar información financiera precisa. Declarar ingresos insuficientes o gastos excesivos puede causarle problemas con el IRS.
Algunos de los gastos que puede reclamar para sus propiedades en alquiler son:
Debe guardar los recibos u otros registros de los gastos que está deduciendo para asegurarse de que es capaz de justificar la reclamación en caso de que se enfrente a una auditoría del IRS.
Para obtener más información sobre la deducción de los gastos de la propiedad de alquiler, consulte las pautas del IRS o hable con uno de nuestros profesionales de impuestos que puede proporcionar más claridad.
Si acaba de conocer los pormenores de los impuestos sobre la propiedad de alquiler, puede ser mucha información para absorber, pero no está solo. Si todavía tiene preguntas sobre la presentación de sus impuestos sobre la propiedad de alquiler o necesita ayuda, uno de nuestros expertos en impuestos estará encantado de ayudarle. Nuestros profesionales fiscales conocen a fondo los requisitos de presentación de impuestos para las propiedades de alquiler y pueden ayudarle a asegurarse de que presenta la declaración correctamente.
La administración de las propiedades en alquiler puede ser compleja, pero el uso de los recursos disponibles puede hacer que ese trabajo sea mucho más fácil. Si ha invertido en alquileres y los aspectos financieros de ser propietario le resultan agobiantes, déjenos ayudarle. Nuestros servicios de gestión financiera se adaptan a sus necesidades para agilizar su flujo de trabajo y asegurarse de que la contabilidad y los impuestos están en orden para que pueda enfocarse en sacar el máximo provecho de su inversión.
Jacob Dayan is a true Chicagoan, born and raised in the Windy City. After starting his career as a financial analyst in New York City, Jacob returned to Chicago and co-founded FinancePal in 2015. He graduated Magna Cum Laude from Mitchell Hamline School of Law, and is a licensed attorney in Illinois.
Jacob has crafted articles covering a variety of tax and finance topics, including resolution strategy, financial planning, and more. He has been featured in an array of publications, including Accounting Web, Yahoo, and Business2Community.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner, Co-Founder & Partner of Community Tax, LLC. His Enrolled Agent designation is the highest tax credential offered by the U.S Department of Treasury, providing unrestricted practice rights before the IRS.
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Jason Gabbard is a lawyer and the founder of JUSTLAW.
Andrew is an experienced CPA and has extensive executive leadership experience.
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